“Det var den pandemien”, tvitret en FHI-topp i helgen. Kanskje var det i overkant optimistisk, men det meste tyder i hvert fall på at vi endelig kan gjennomføre fysiske arrangementer igjen utover høsten.
Når hverdagen omsider vender tilbake til det normale, blir det likevel en ny normal. Det er lite som tyder på at møter og arrangementer automatisk vil bli utelukkende fysiske igjen. Derfor vil mange arrangementer fremover gjennomføres som en kombinasjon av fysisk og digital møteplass – altså at en del av deltakerne møtes fysisk, mens resten deltar digitalt.
Hybride arrangementer kan enkelt gjennomføres i tråd med gjeldende retningslinjer for smittevern. Når én del av arrangementet gjennomføres i konferansestedets lokaler, mens resten foregår på nettet, får man dessuten langt høyere teknisk kvalitet enn når foredragsholdere og andre sitter hjemme hos seg selv, med varierende utstyrskvalitet og digital kompetanse.
Hva er så de andre grunnene til at en kombinasjon av digitale og fysiske arrangementer vil vedvare også etter korona?
En del bedrifter har vært litt skeptisk til å gjennomføre et hybridarrangement, fordi de tenker at det å ha både et fysisk og en virtuelt møtepunkt vil dele deltakerne i to – med negativ effekt på det totale deltakerantallet og på graden av engasjement og involvering. Vår erfaring er at det motsatte er tilfelle. Hybride arrangementer bidrar faktisk til at rekkevidden øker og deltakerne blir flere, ikke færre.
Flere internasjonale undersøkelser det siste året har vist at flesteparten av dem som deltar på et hybridarrangement, ikke ville ha møtt dersom de måtte være fysisk til stede. Dette innebærer at du med et hybridarrangement kan nå et nytt publikum som enten ikke er villig til å delta fysisk, eller som av praktiske grunner er forhindret fra å delta.
I praksis betyr dette at hybridarrangementer kan bidra til å øke deltakerantallet på dine møter og arrangementer, siden du får med mange som ellers sitter på gjerdet. Vi har også erfart at hybridarrangementer kan føre til at flere velger å delta på fremtidige arrangementer.
Med et hybridarrangement senker du terskelen for å delta, både for de som ønsker å bli med, men som er forhindret, og for de som er usikker på om de skal bruke tid på arrangementet. I sum øker dette rekkevidden din betydelig, ettersom du når ut til et mye større publikum enn du ville ha klart om alle måtte komme sammen på et fysisk arrangementssted.
Det at den digitale, strømmede delen av arrangementet går hånd i hånd med den fysiske delen, gir større rom for engasjement og involvering enn hva som er mulig med et rent fysisk møte.
De som er med via strømming, får muligheten til å bidra med innspill og spørsmål underveis. Med gode digitale løsninger for hybridkonferanse kan du la virtuelle deltakere få ordet, avgi stemme eller delta på meningsmåling/polls.
For eksempel kan du benytte en videokonferanseløsning som Zoom i kombinasjon med strømming. De som deltar fra hjemmet eller kontoret, kan bli med i Zoom-møtet og få mulighet til å si noe / sende inn spørsmål. En profesjonell strømmeleverandør kan også tilby funksjonalitet som gjør det mulig for de digitale deltakerne å avgi stemme og melde seg på talerlister.
Det vil alltid være noen som kvier seg litt for å sende inn åpne spørsmål eller å ta ordet i forsamlinger, Dersom du ønsker å legge til rette for disse, vil du kunne gjøre dette med et påmeldingssystem som tilbyr verktøyet meningsmålinger (polls). Enkle meningsmålinger kan være en god og lettvint måte å få innspill og kommentarer på underveis.
Så lenge du sørger for å avpasse og tilrettelegge innholdet og presentasjonene for både de som sitter i salen, og de som sitter hjemme / på kontoret, vil det som foregår på selve arrangementsstedet, oppleves like relevant for begge deltakergruppene.
Samarbeid med sponsorer er en viktig del av mange arrangementer. Et arrangement som kombinerer det fysiske med det virtuelle, kan gi minst like gode profileringsmuligheter for sponsorer som et tradisjonelt arrangement, om ikke bedre.
Kombinasjonen av fysisk og digitalt arrangement gir ekstra god eksponering – i kraft av at du får større rekkevidde. Og jo høyere promoverdi du kan tilby sponsorer, desto større sponsorinteresse åpner du for.
Nedstenging og sosial distansering førte til en betydelig reduksjon i fly- og veitrafikk over store deler av kloden. Dette førte til at luftforurensningen gikk kraftig ned.
Selv om det alltid vil være nødvendig å ha fysiske møteplasser, kan det å lage hybride arrangementer og konferanser imøtekomme de deltakere som ønsker å redusere eget karbonavtrykk. På denne måten kan de både delta på arrangementet ditt og bidra til å redusere CO2-utslipp.
Færre fysiske deltakere betyr også at det blir redusert restavfall og mindre matsvinn, noe som utgjør en liten men betydningsfull del av det å være miljøvennlig.
For deg som arrangør vil en grønn profil på arrangementet dessuten være positivt for merkevaren og omdømmet.
Les også: Hva er et hybridarrangement?
Hybride arrangementer kan gi lavere kostnader for både arrangør, deltakere og leverandører. Deltakere unngår reisekostnader, og det gjør også sponsorer. De trenger ikke å sende like mange representanter til arrangementet, og i noen tilfeller kan alle sponsoraktivitetene forgå digitalt.
Ved å samarbeide med en profesjonell strømmeleverandør med gode prispakker vil du kunne spare penger du ellers kanskje måtte ha brukt på å hyre inn en leverandør av audiovisuelt utstyr og tjenester innenfor lyd, bilde og styringssystemer.
Når man har et begrenset budsjett, er hybridarrangement utmerket for å bygge bro over gapet mellom kostnader og resultater, både for arrangører og sponsorer.
På den digitale delen av arrangementet vil det alltids være noen deltakere som går glipp av enkelte presentasjoner eller sesjoner, eller som “shopper” enkeltforedrag og stikker innom når de har tid eller det er noe på programmet de er særlig interessert i.
Ved å gjøre et opptak av streamen og i etterkant dele denne, kan deltakere ta del i det faglige innholdet i dager og uker etter arrangementet. På den måten kan både arrangementet og merkevaren bli værende i bevisstheten hos deltakerne i lang tid i etterkant.
Det kan være vanskelig å beregne hvor stor avkastning et arrangement vil gi, blant annet siden det omfatter mange ulike og kostnadskrevende elementer. Hybridarrangementer kan imidlertid ofte gi økt avkastning, hovedsakelig siden du får lavere omkostninger og økt rekkevidde. Du vil også kunne skalere opp eller ned den fysiske delen av arrangementet etter behov.
Ettersom du får flere deltakere med et hybridarrangement og dessuten lengre levetid på det faglige innholdet, vil det gi bedre profilering for sponsorer. Videre vil du som arrangør kunne få økt profilering og synlighet, flere leads, styrket merkevare/omdømme, nye samarbeidspartnere, tilgang til nye kundegrupper, og økt salg.
I tillegg vil det å gjennomføre hybride arrangementer gjøre deg bedre rustet som arrangør. Ved å legge til rette for en hybrid møteplass sørger du for å stå sterkere, siden det gir deg muligheten til å få mange nok påmeldte selv om antallet fysiske deltakere blir redusert.
Når du først har planlagt og gjennomført et hybridarrangement, med én del i en virtuell setting, vil du være bedre forberedt på å avholde et heldigitalt arrangement dersom ytre omstendigheter nok en gang setter fysiske arrangementer på vent.
Selv om vi går mot en normalisering av hverdagen, kan ingen med sikkerhet si at det ikke igjen vil kunne oppstå en situasjon som gjør at folk ikke kan eller ikke ønsker å reise, enten innenlands eller mellom de nordiske landene. Uten en hybrid eller digital plattform å falle tilbake på kan dere måtte avlyse eller utsette.
Når du har muligheten og kompetansen til å gjøre fysiske arrangementer om til digitale, vil du kunne laget et vellykket møte, uansett hvilke ytre omstendigheter som til enhver tid måtte råde.
Bedriftsledere forventer tre ganger så mye hjemmekontor permanent etter at samfunnet er åpnet igjen. Også sponsorer går nye veier etter korona, og er villig til å legge mer penger i arrangementer der de kan forvente engasjement og involvering fra et høyt antall deltakere på tvers av demografiske grupper.
Store målgrupper har fått nye behov, og derfor må du tilpasse dine møter og arrangementer deretter. Med hybridarrangementer blir du i stand til å imøtekomme både de som foretrekker å delta på et fysisk arrangementssted, og de som foretrekker å være med digitalt.
Under pandemien har mange fått øynene opp for mulighetene som ligger i å gjøre fysiske møteplasser om til digitale og hybride. Digitale og hybride arrangementer har blitt “redningen” for arrangementer som må avholdes, og for mange arrangementer som ellers ville ha blitt utsatt eller avlyst.
Fordelene ved å overføre en del av arrangementet på nett, via profesjonell strømming, er så store at hybride arrangementer etter alt å dømme er kommet for å bli.