Hva tenker du når du får i oppgave å lage et arrangement for din bedrift?
Er dette ditt første arrangement, tenker du kanskje: “Dette klarer vi helt fint selv.”
Har du vært ansvarlig for noen bedriftsarrangementer allerede, tenker du kanskje med et snev av nostalgi tilbake på den gangen du trodde at “dette klarer vi helt fint selv”.
For hva innebærer det egentlig å skulle planlegge, markedsføre og gjennomføre et arrangement? Den erfarne eventplanleggeren vet at svaret på det spørsmålet består av fire bokstaver. J-O-B-B.
Oppgavene står nemlig i kø. Du skal booke lokale, sende ut invitasjoner, håndtere påmeldinger, følge opp deltakerhenvendelser, sende ut informasjon, følge opp inntekter, bestille hotell, sjekke inn, evaluere.
Å jobbe manuelt med alt dette er en ordentlig tidstyv. Og midt oppi planleggingen av arrangementet skjer det ALLTID uforutsette ting – som for eksempel at en i eventteamet blir borte i en kritisk fase.
Med et profesjonelt deltakerhåndteringssystem får du stålkontroll på alle prosesser rundt arrangementet. La oss se nærmere på hvilke funksjoner i Norges beste system for påmelding og deltakerhåndtering – Proviso – som hjelper deg å lykkes med ditt bedriftsarrangement.
1. Personlige invitasjoner
Invitasjonen er førsteinntrykket potensielle deltakere får av et arrangement. Her får bedriften sjansen til å vise seg fra sin beste side, og samtidig gi all nødvendig informasjon om arrangementet.
Når du bruker Proviso til å sende personlige invitasjoner, sikrer du deg full kontroll over alle deltakere fra start. Du kan følge opp alle deltakere som har meldt seg på (status: bekreftet), ikke besvart (status: invitert) og gitt tilbakemelding om at de ikke kan delta (status: kan ikke delta). Automatiske påminnelser kan sendes til deltakere som ikke har svart.
Du kan dessuten sende ut invitasjon med et åpent/tomt registreringsskjema. Har du egne nettsider, kan registreringsskjema enkelt legges inn der.
2. Skjema for registrering
Med skjema for registrering kan du sette opp ulike deltakerkategorier, for eksempel interne, eksterne, partnere, osv. Avhengig av hva du trykker på, vil skjema åpne seg med variabler gjeldende for hver kategori.
Ved å dele deltakerne opp i ulike kategorier er det mye enklere å samle inn relevant informasjon og kommunisere dette til ulike grupper – før, under og etter arrangementet. Videre blir det enklere å tilpasse selve programmet med parallellsesjoner og eventuelt gruppearbeid. Dette gjør at deltakerne får mer tilpasset informasjon og føler at programmet er mer relevant for dem.
Registreringsfunksjonen gjør det enkelt å administrere deltakernes ulike behov på et detaljert nivå:
- Deltakerkategorisering
- Deltakerbetinget registrering
- Grupperegistrering
- Produkter og tjenester (antall bestilling)
- Rombestilling/overnattingsregistering (romdeling, ankomst/avreise, romkategori)
- Reisehåndtering
- Avkrysning for hva man ønsker å delta på (påkrevd / ikke påkrevd, enkeltvalg og flervalg)
- Fakturering med KID og/eller EHF-faktura
- Kredittkort
- Tips en venn-funksjon
3. Deltakerhenvendelser – enkelt for påmeldte å komme i kontakt med arrangør
Via 'henvendelsesfunksjonen' i registreringsskjema og i bekreftelsesmailen kan deltakerne enkelt spørre deg om ting de lurer på. For å kvalitetssikre at rett person svarer, kan du forhåndsdefinere hvem i din organisasjon som skal svare på hva.
Deltakerne kan sende spørsmål direkte til personen som er ansvarlig for dette bestemte området (henvendelsespunktene kan for eksempel være ‘påmelding’, ‘program’, ‘reise og overnatting’, ‘annet’).
Henvendelsene sendes direkte til e-posten til ansvarlig person, men kan også leses og besvares direkte fra Proviso. Hvis mange deltakere har spurt om akkurat det samme, kan dette poengteres i systemet, slik at du får god kontroll på det.
Alle henvendelser og spørsmål fra deltakerne blir lagret i databasen. Å ha all kommunikasjon med deltakerne lagret i ett system gjør det mye enklere å holde oversikt over hvem som har, eller ennå ikke har, besvart henvendelsen din. I tilfelle noen i teamet ditt skulle bli borte fra jobb og en annen må ta over besvarelsene, kan dette overføres på en enkel måte.
4. E-post og SMS-løsninger – enklere kommunikasjon med deltakerne
Ved hjelp av Proviso-systemets effektive kommunikasjonsløsninger kan du enkelt styre dine aktiviteter og deltakere. Du kan sende e-post og SMS direkte til deltakerne (før, under og etter arrangementet). Dessuten kan du sette filtre på ulike kategorier eller aktiviteter som deltakerne er påmeldt til, slik at informasjonen og budskapet tilpasses etter de ulike gruppenes behov.
5. Nettside og deltakerapp – all informasjon på ett sted
Proviso har en egen modul for å opprette kundetilpassede nettsider, hvor dere kan samle all informasjon på ett sted. Du kan også bruke ferdige maler, slik at du enkelt kan sette opp fine sider, med din egen URL. På websidene kan du for eksempel legge ut verdifullt innhold, så som:
- Program
- Video
- Praktisk informasjon
- Foredragsholdere
- Parkering
- Aktiviteter
Apper på telefonen er på vei inn i arrangementsbransjen i full fart. Proviso sin deltakerapp kan enkelt sendes til deltakerne på SMS i forkant av arrangementet.
Med deltaker-appen gjør du det enkelt for deltakerne dine å ha all informasjon om arrangementet på ett sted. Program, kart, informasjon om foredragsholdere og deltakerlister er blant de mest vanlige sidene.
Bruker du digital innsjekk fra Proviso vil deltakerne finne koden sin direkte i appen. Deltakerne kan kommunisere med hverandre og du kan stille spørsmål og få svar direkte gjennom appen.
6. Rapporter/deltakerlister – gir deg full kontroll
Har dere et lite team og mange deltakere, er det viktig å bruke et system som gir deg gode rapporter underveis, slik at du raskt kan få oversikt over ulik informasjon. Proviso har en kraftig rapporteringsmotor, som oppdateres fortløpende. Dermed har du som arrangør full kontroll og er til enhver tid oppdatert.
Du kan velge mellom ulike standardrapporter, som med et tastetrykk kan overføres til Excel/PDF. Ønsker du å distribuere rapportene til andre samarbeidspartnere, kan disse enkelt sendes på e-post med de ulike rapportlinkene. Systemet produserer ”livelinker” til ulike deltakerrapporter. ”Livelinkene” er URL-er som til enhver tid er oppdatert, og om ønskelig kan de enkelt deles med andre via e-post.
Når du er på farten kan det være upraktisk å lete opp informasjon i Proviso i nettleseren. Da kan Proviso-appen være praktisk for deg som arrangør.
All informasjon du eller deltakerne har registrert, finner du i appen, og du kan kommunisere direkte med deltakere på e-post og SMS. Er det et arrangement med betaling, kan du se betalingsstatus og evt. sende faktura på nytt ved behov.
Proviso-appen finnes i App Store og Google Play.
7. Betalingsløsning med fakturering og kredittkort – sikrer at inntektene blir fulgt opp
Enhver som har hatt ansvar for planlegging og gjennomføring av arrangementer og møter med mange deltakere, har nok kjent på frustrasjonen over uendelige og tidkrevende oppfølginger, trege betalere og tapte inntekter.
Å sikre at inntektene blir fulgt opp, er rett og slett grunnlaget for veldig mange arrangementer. Det skaper trygghet for både arrangør og deltakere å vite at økonomien blir håndtert ryddig og grundig.
Med Proviso sin betalingsløsning kan du få penger på bok allerede før arrangementet starter. Du kan enten ta betalt fra deltakerne når de registrerer seg (med kredittkort), eller så kan du generere fakturaer og sende disse senere til dem som deltok. Du velger selv betalingsfrist på faktura, slik at avgiftene kan samles inn før arrangementsstart.
Fakturaer blir sendt automatisk til rett person i rett rekkefølge – ingen risiko for feil e-postadresse og fakturaer på avveie. De som ikke betaler i tide, får automatisk en betalingspåminnelse. Slik har du hele tiden full kontroll på økonomien og hvem som har betalt og ikke.
8. QR-innsjekk – gir deg full oversikt over deltakerne
Med innsjekking med QR-kode får du som arrangør en rask og effektiv innsjekk, inkludert direkte utprint av navnelapp, om ønskelig. Videre får du full oversikt over alle oppmøtte, slik at du kan formidle dette til hotellet, restauranten eller andre samarbeidspartnere. Deltakerstatus (møtt / ikke møtt) blir registrert umiddelbart.
QR-modulen kan brukes til mer enn bare innsjekk – den inneholder informasjon som deltakernes navn, e-postadresse, mobilnummer og bedrift. Dessuten kan deltakere skannes inn flere ganger på arrangementer som går over flere dager. For deg som arrangør er dette en stor fordel, da du får en fullstendig rapport over antall registrerte gjester hver dag.
Med QR-modulen kan du lage en egen liste over alle deltakerne som har besøkt akkurat din stand. Dette er veldig praktisk på for eksempel messer og seminarer, fordi du i etterkant enkelt kan kontakte de besøkende for å sende relevante tilbud eller komme i dialog.
9. Evalueringsmodul – lær hvordan du kan forbedre dine arrangementer
Hvordan kan du vite om forventningene deltakerne hadde, ble oppfylt? Hva slags justeringer skal du eventuelt gjøre, slik at neste arrangement gir en enda bedre deltakeropplevelse?
Spør deltakerne. Med Provisos effektive funksjon for å gjennomføre evalueringer kan du i etterkant av arrangementet enkelt innhente tilbakemeldinger og samle inn informasjon, slik at du kan analysere og gjøre tiltak. Dette er spesielt verdifullt for arrangementer som avholdes mer enn én gang.
Du kan definere oppsett og struktur på evalueringsskjema allerede i planleggingsfasen, ut fra gjeldende mål og kriterier. Alle bekreftede deltakere kan få en evaluering tilsendt, med muligheten til å svare anonymt.
Det er flere ulike måter å stille spørsmål på:
- Ja/nei-spørsmål
- Graderingsspørsmål og graderingsspørsmål med flervalg
- Spørsmål med alternative svar som deltaker krysser av (enkeltvalg eller flervalg)
- Spørsmål med åpent tekstfelt for frisvartekst (tekst eller nummersvar)
Et nettbasert alt-i-ett-system for påmelding og deltakerhåndtering sikrer at alle arbeidsoppgaver og prosesser rundt ditt bedriftsarrangement går lettere og blir ryddigere. Oppgaver dere i dag må gjøre manuelt, blir automatisert. Følgelig sparer du både tid og kostnader. Arrangementet blir også en bedre opplevelse for den enkelte deltaker.
I en travel hverdag er tid ofte avgjørende. Jo mindre tid dere trenger å bruke på markedsføring, logistikk, booking av lokale, registrering, oppfølging av inntekter, osv., desto mer tid har dere til å planlegge et godt faglig innhold til arrangementet.
Les også: 14 ofte stilte spørsmål om Proviso
