Det er på tide å begynne å planlegge ditt neste bedriftsarrangement. Du vet det er mye som må gjøres - booking av lokaler, servering og foredragsholdere, invitere deltakere til eventet, markedsføre det og sette opp et budsjett. Listen er lang og det er mange detaljer man ikke alltid tenker over. Du vil så gjerne at alt skal bli perfekt, men hva er egentlig de mest vanlige feilene man gjør når man arrangerer et bedriftsarrangement?
Du er en perfeksjonist og har høye forventninger til deg selv og eventet du arrangerer. Det er en veldig god egenskap, men betyr det at du bør arrangere eventet helt alene? Øvelse gjør mester, så hvorfor ikke få hjelp til planleggingen av noen som er mestere innen akkurat det?
Du har knapt med tid fra før og plutselig får du jobben med å arrangere en konferanse eller seminar i tillegg. Du vet det er mye som må ordnes, men visste du at profesjonelle leverandører starter planleggingen mange måneder før eventet skal holdes? Er det mange deltakere og skal holdes på et eksternt sted må det ofte bestilles plass opptil 1-2 år før det skal avholdes! Ikke gå i fellen ved å undervurdere planleggingstiden du trenger.
Kommunikasjonsfeil er ikke uvanlig. Ofte blir den samme beskjeden oppfattet ulikt av forskjellige mennesker, og hvis dere er flere som arrangerer eventet er det ikke alltid alle har samme forståelse av alt. I planleggingsfasen vil det alltid oppstå endringer og uforutsette hendelser. Derfor er det viktig at du finnet et system for å kommunisere godt med teamet ditt og at all relevant informasjon ligger trygt på ett felles sted, slik at alle involverte har tilgang til samme informasjon.
“I know what I like and I like what I know” sang Genesis på 70 tallet. Budskapet er ofte like gjeldende i dag. Spesielt under tidspress kan det føles risikofylt å prøve ut nye måter å gjøre ting på. Å fortsette med de “gode gamle” Excel-arkene føles kanskje trygt, men hva om det finnes nye måter som kan redusert kostnader og spare deg for masse arbeid? Systemer som helt enkelt effektiviserer hele prosessen, samler alt på et sted og som er enkle å sette seg inn i? Ikke styr unna nye og innovative verktøy som faktisk kan gjøre livet ditt enklere!
Sannsynligheten er stor for at ditt seminar ikke er det eneste deltakerne går på, så hva skal til for at det blir et av de som blir husket? Hva skal til for at de omtaler bedriften din godt etterpå og anbefaler deg videre? Og viktigst av alt - hva skal til for at de ender opp med å bli din kunde, hvis det var det som var målet med arrangementet? Ikke vær redd for å skille deg ut. Ofte er det akkurat slik de beste resultatene oppnåes.
Enten du planlegger et frokostseminar for potensielle kunder, eller en samling for dine ansatte, så er det målgruppen som er avgjørende for en rekke faktorer. For eksempel; hvilke kanaler bør du bruke for å nå ut til deltakerne? Hvilke påmeldingsystem passer best? Hvilke dag og klokkeslett bør du velge? Dette er viktig for at de riktige personene skal komme på riktig event.
Kvalitet foran kvantitet. Mange går faktisk ikke på eventet kun for å høre på foredragene, men ser på det som en mulighet for networking. Det er derfor viktig at man husker å lage plass i programmet til dette og andre ting din målgruppe er interessert i.
Dette ser kanskje ut som en ubetydelig detalj, men realiteten er at mange føler at de konstant må være tilgjengelige. Å ikke få tilbud om WiFi kan derfor være frustrerende. Ikke minst så kreves det gjerne internett-tilgang slik at deltakerne kan dele informasjon om eventet på sosiale medier.
1. Prøver å gjøre alt selv
Du er en perfeksjonist og har høye forventninger til deg selv og eventet du arrangerer. Det er en veldig god egenskap, men betyr det at du bør arrangere eventet helt alene? Øvelse gjør mester, så hvorfor ikke få hjelp til planleggingen av noen som er mestere innen akkurat det?2. Undervurdere planleggingstiden
Du har knapt med tid fra før og plutselig får du jobben med å arrangere en konferanse eller seminar i tillegg. Du vet det er mye som må ordnes, men visste du at profesjonelle leverandører starter planleggingen mange måneder før eventet skal holdes? Er det mange deltakere og skal holdes på et eksternt sted må det ofte bestilles plass opptil 1-2 år før det skal avholdes! Ikke gå i fellen ved å undervurdere planleggingstiden du trenger.
3. Lite effektiv kommunikasjon
Kommunikasjonsfeil er ikke uvanlig. Ofte blir den samme beskjeden oppfattet ulikt av forskjellige mennesker, og hvis dere er flere som arrangerer eventet er det ikke alltid alle har samme forståelse av alt. I planleggingsfasen vil det alltid oppstå endringer og uforutsette hendelser. Derfor er det viktig at du finnet et system for å kommunisere godt med teamet ditt og at all relevant informasjon ligger trygt på ett felles sted, slik at alle involverte har tilgang til samme informasjon.
4. Styre unna digitale verktøy
“I know what I like and I like what I know” sang Genesis på 70 tallet. Budskapet er ofte like gjeldende i dag. Spesielt under tidspress kan det føles risikofylt å prøve ut nye måter å gjøre ting på. Å fortsette med de “gode gamle” Excel-arkene føles kanskje trygt, men hva om det finnes nye måter som kan redusert kostnader og spare deg for masse arbeid? Systemer som helt enkelt effektiviserer hele prosessen, samler alt på et sted og som er enkle å sette seg inn i? Ikke styr unna nye og innovative verktøy som faktisk kan gjøre livet ditt enklere!
5. Ikke tørre å være annerledes
Sannsynligheten er stor for at ditt seminar ikke er det eneste deltakerne går på, så hva skal til for at det blir et av de som blir husket? Hva skal til for at de omtaler bedriften din godt etterpå og anbefaler deg videre? Og viktigst av alt - hva skal til for at de ender opp med å bli din kunde, hvis det var det som var målet med arrangementet? Ikke vær redd for å skille deg ut. Ofte er det akkurat slik de beste resultatene oppnåes.
6. Ikke fokusert nok på målgruppen
Enten du planlegger et frokostseminar for potensielle kunder, eller en samling for dine ansatte, så er det målgruppen som er avgjørende for en rekke faktorer. For eksempel; hvilke kanaler bør du bruke for å nå ut til deltakerne? Hvilke påmeldingsystem passer best? Hvilke dag og klokkeslett bør du velge? Dette er viktig for at de riktige personene skal komme på riktig event.
7. Tilby for bredt utvalg av foredrag og seminarer
Kvalitet foran kvantitet. Mange går faktisk ikke på eventet kun for å høre på foredragene, men ser på det som en mulighet for networking. Det er derfor viktig at man husker å lage plass i programmet til dette og andre ting din målgruppe er interessert i.
8. Ikke tilby gratis WiFi
Dette ser kanskje ut som en ubetydelig detalj, men realiteten er at mange føler at de konstant må være tilgjengelige. Å ikke få tilbud om WiFi kan derfor være frustrerende. Ikke minst så kreves det gjerne internett-tilgang slik at deltakerne kan dele informasjon om eventet på sosiale medier.
9. Glemme eller unngå å samle inn tilbakemeldinger
“Lær av dine feil”, sies det. Men hvordan kan du sørge for å forbedre det neste arrangementet dersom du ikke får høre fra deltakerne hvordan de opplevde det? Og enda viktigere; å samle inn tilbakemeldinger etter eventet kan være en ypperlig måte å opprettholde kontakten med potensielle kunder.
Dette er 9 av fellene mange går i når de arrangerer events for sin bedrift. Det finnes flere metoder for å unngå disse og andre feil man må passe seg for, men den beste måten å starte på er å få styr på alt du skal gjøre med en god sjekkliste.
