Er du alene med ansvaret for bedriftens møter og arrangementer, ja da er du nok allerede veldig effektiv og strukturert av deg. Du er utvilsomt vant til å jobbe lange dager. (Og sannsynligvis har du superheltkappe …!)
Men jobber du smart – eller bare hardt?
Den norske professoren Morten T. Hansen ved Berkeley, University of California har utført en studie av 5000 ledere og ansatte for å finne ut hva som skaper effektivitet i arbeidslivet. Konklusjonen er klar: Nøkkelen til suksess ligger i å jobbe smartere, ikke hardere.
Denne forståelsen ligger bak de åtte tipsene vi deler med deg i denne artikkelen. Her viser vi deg hvordan du som arrangementsplanlegger kan jobbe bedre og rekke over mer, uten å måtte jobbe enda lengre dager og kjenne på følelsen av manglende kontroll.
1. Planlegg i god tid, så du får full oversikt over alt du trenger å gjøre
Uansett hvor dyktig du er som arrangementsplanlegger, så hjelper det ikke dersom du kommer i gang med planleggingen for sent.
Derfor: Sett i gang med planleggingen med én gang du vet at arrangementet skal avholdes. Jo bedre tid du beregner og jo grundigere du planlegger, desto mer kontroll har du, og du har tid til å skaffe deg full oversikt over alt som må gjøres.
To grunner til at det er lurt å planlegge i god tid:
- Du øker sjansen for å få bestilt det perfekte stedet å ha arrangementet. Sender du ut forespørsel tidlig, er det mye ledig.
- Du vil kunne få bedre avtaler og betingelser med leverandører, og du får bedre tid til å booke foredragsholdere/underholdning i toppsjiktet.
Er du sent ute, vil det meste være opptatt, og du må bruke mye tid på å lete etter alternativer. I verste fall kaster du bort mye tid, og dermed er det større risiko for å havne bakpå.
2. Hvis det finnes, bruk informasjon fra forrige gang du arrangerte noe lignende
Arrangementsplanleggere som jobber hardt, begynner fra scratch for hver gang, uansett om det neste arrangementet er praktisk talt identisk med det forrige. Arrangementsplanleggere som derimot jobber smart, vet at nøkkelen til å spare tid, krefter og frustrasjon er å gjenbruke informasjon fra forrige gang.
Hvis du ofte lager lignende eller samme arrangementer fra år til år, blir det etter hvert mye informasjon som går igjen. Lagrer du all denne informasjonen på e-poster og regneark her og der, må du foreta en akutt leteaksjon i innboksen og i mappesystemet ditt.
Dette er oppskriften på å kaste bort dyrebar tid når du bare har deg selv å lene deg på i planleggingen. Løsningen? Samle inn alt på én gang og ha alt lagret på ett sted.
Bruker du informasjonen fra sist gang du lagde et tilsvarende arrangement, og bare justerer litt på tekst og bilder, så sparer du mye tid!
Les mer: Nytt arrangement – hvor er all informasjonen fra sist?
3. Bruk et system helt fra starten, gjennom hele planleggingen
Du har sendt ut invitasjonene og fått det faglige innholdet på plass. Dette var da ikke så komplisert? Det funker jo fint å bruke e-post og Excel, eller …?
Vel, det er nå det begynner å dra seg til. Før påmeldingene begynner å strømme på, er det relativt enkelt å holde oversikten og ha kontroll på detaljene. Men, så blir det flere og flere deltakere … detaljnivået skyter i været, og ting begynner å glippe. Og med dét glipper følelsen av kontroll.
Alle spørsmålene jeg får om alt mulig, hvordan skal jeg få svart på alle …? Hvordan fanger jeg opp eventuelle matallergier eller spesielle behov som enkelte deltakere måtte ha …? Hva om noe skjer og jeg må informere alle deltakerne underveis i arrangementet …? Og hvordan skal jeg få tid til å utføre alle endringene som pleier å komme rett før arrangementet begynner …?
Det som var ukomplisert i starten, er plutselig blitt til noe du sliter med å håndtere – spesielt hvis du setter din lit til e-post og regneark.
Start riktig og bruk et helhetlig system gjennom hele planleggingen, ellers blir det fort kaos etter hvert som det begynner å bli mange deltakere.
Les også: Sitter du alene med alt det praktiske på arrangementet ditt?
4. Bruk maler og tilgang til support fra systemene du bruker
Du kjenner sikker til maler i Word og andre tekstbehandlingsprogrammer. Det er dokumenter der mye av innholdet er ferdig utfylt og designet etter dine ønsker og behov.
Maler sparer deg for mye tid og arbeid, fordi du slipper å lage alt fra bunnen av. La oss si at du bruker et påmeldingssystem som tilbyr ferdige maler. Når du legger inn arrangementet og bygger opp et påmeldingsskjema, kan du bruke maler som ligger i systemet.
I et godt påmeldingssystem kan du også enkelt lage og sende profesjonelle invitasjoner på e-post ved hjelp av ferdiglagde maler. Du kan enkelt innarbeide bedriftens grafiske profil i malene eller lage egne tilpassede maler.
Et godt påmeldingssystem bør dessuten gi deg tilgang til support, slik at du kan dra nytte av leverandørens bransjekunnskap og få tips som kan spare deg for mye arbeid og frustrasjon.
Kanskje er du ikke helt sikker på om du bruker systemet riktig, eller om du får fullt utbytte av de ulike funksjonene og finessene.
En god supportavdeling har erfarne rådgivere som hjelper deg med alt du måtte lure på når det gjelder den tekniske siden av et påmeldingssystem. I tillegg bør en leverandør av et profesjonelt påmeldingssystem kunne gi deg gode råd og nyttige tips for å lykkes med arrangement når du er alene med ansvaret.
Les mer: Får du den supporten du fortjener?
5. Gjenbruk design og bilder på alle elementer og ha det klart FØR du begynner å lage ting
Gjenbruk sparer deg for mye arbeid og tid. Derfor er det lurt å la bilder og grafikk du har brukt tidligere, gå igjen på alle elementer som skal ha design. Men husk å finne frem bildematerialet og ha dem klare på forhånd. Det er mye mer effektivt enn å finne bilder etter hvert som du lager ulike elementer og skal finne bilder og lage design løpende.
Har ikke bedriften noen gode bilder selv, kan du hente ut flotte bilder gratis på Unsplash eller tilsvarende stockfototjenester. Og hvis du har egne bilder, husk for all del å ha tillatelse til å bruke de du har valgt, ellers kan det bli dyrt …
6. Tenk godt gjennom invitasjoner og annen informasjon til deltakerne
Når du er alene med ansvaret for planleggingen av arrangementet, er det dumt om du må bruke masse tid på å besvare spørsmål som de påmeldte har om praktisk informasjon … fordi du ikke har formulert deg godt og presist nok til å begynne med.
Få gjerne en kollega eller venn til å lese gjennom det du skriver i invitasjoner og annen informasjon. Er det noe som er uklart for dem? I så fall, tett “hullene”.
Ved å sette deg inn i deltakerens sted og være ekstra nøye når du formulerer tekstene du sender ut / publiserer på nett, øker du sjansen for at informasjonen er god og tydelig nok til at du unngår mange tidkrevende ekstraspørsmål.
Les mer: Gjesteinnlegg: Hvorfor ha skreddersydd invitasjonstekst til arrangementer?
7. Svar deltakerne digitalt
Det vil alltid komme spørsmål fra de påmeldte, uansett hvor mye flid du har gjort deg med invitasjoner og annen informasjon. Pass derfor på å håndtere deltakerne mest mulig digitalt, i ett system. Det sparer tid på dine egne vegne og gjør at du kan være sikker på å ha oversikt over hvem og hva du har svart.
8. Gi leverandører (hotell, arrangementssted eller andre) tilgang til automatiske rapporter om deltakerne
Når leverandører og samarbeidspartnere selv fortløpende kan hente ut det som er viktig for dem å vite om deltakerne – f.eks. hvem som skal ha hotellrom, eller hvem som har gitt beskjed om mathensyn – da sparer du tid.
Men husk alltid å be om samtykke til å dele fra deltakerne, og ikke del mer enn det som er relevant.
Konklusjon: Hvis du er eneansvarlig for arrangementer i bedriften – jobb smart, med gode systemer!
Når du skal lage et arrangement, er nøkkelen til suksess ikke å jobbe hardere. Det handler om å jobbe smartere. Spesielt hvis du er alene med ansvaret.
Jobber du smartere med arrangementer, får du også en bedre balanse mellom arbeid og fritid. Du får det bedre på jobb, og du minsker risikoen for å bli utbrent.
Den smarteste måten å håndtere et arrangement med mange deltakere på, er å bruke et skreddersydd system utviklet av og for arrangører.
Vil du vite mer om hvordan et påmeldingssystem kan gi deg oppdatert oversikt og gjøre det mye enklere å sitte alene med ansvaret for arrangementer? Ta gjerne kontakt med oss og få en gratis demo av løsningen vår. Eller du kan be om 30 dagers gratis tilgang for å klikke deg litt rundt i systemet på egenhånd.
