7 tips for et vellykket sjekk-inn område

Vi har alle deltatt på arrangement hvor sjekk-inn området har vært et eneste stort kaos. Det resulterer ofte i frustrasjon og irritasjon. Ikke akkurat en god start for verken deltakere eller arrangører. Her er 7 tips som sikrer deg et vellykket sjekk-inn område.  

1. Vær organisert

Sørg for å ha kontroll over arrangementet ditt allerede før første deltaker går over dørstokken. Det siste du ønsker er å være etterpåklok allerede ved sjekk-inn området. For å oppnå den kontrollen bør du og teamet være godt organisert. Vit hvor alt befinner seg og ha gode systemer for alt som skal foregå. Legg frem utstyret som trengs og dobbeltsjekk at alt virker som planlagt. Ha gjerne en prøve-innsjekk i forkant med teamet, hvor dere tar for dere alle mulige spørsmål og utfordringer som kan komme. Vær godt forberedt, så er dere best når det koker som mest.

2. Sikre flyt

Dette er kjempe viktig. Spesielt om det kommer mange deltakere på arrangementet ditt. For da kan alle småfeil bli veldig synlige – raskt. For å få til god flyt i sjekk-inn området må du designe det så deltakerne enkelt kan manøvrere seg rundt. Unngå lange køer eller situasjoner hvor deltakerne sperrer for hverandre. Lat som du er deltaker selv og prøve-gå sjekk-inn området ditt. Hva vil du som deltaker ha behov for?

• Er området godt og tydelig merket, så du forstår hvor du skal gå?
• Ønsker du kanskje å henge fra deg den store vinterjakken først?
• Får du registrert deg enkelt og effektivt?
• Hvor er toalettet? Er det synlig og godt tilgjengelig?
• Kaffe! Du trenger kaffe!

Hvilke forventninger deltakerne har, varierer ut i fra type arrangement. Men å ha god flyt i sjekk-inn området er uansett et must.

3. Ha med deg de rette personene

Yes, det flyter! Men, det hjelper lite hvis deltakerne møter stressede eller sure ansatte. Det er ikke alle som takler eventer med høyt tempo og stor mengde med mennesker. Sikre deg at du og ditt team prioriterer deltakerne. Benytt deg av erfarne, løsningsorienterte og kundefokuserte personer som ikke lar seg vippe av pinnen så lett. Man kommer langt med et smil og en positiv innstilling.

4. Gjør maksimalt ut av teknologien

Ikke vær en dinosaur. Det er helt unødvendig å bruke ressursene på manuelle prosesser som lar seg enkelt løse av teknologien. Har du begrenset med ressurser, men høye forventinger til arrangementet ditt, kan teknologien bidra med å tette gapet. Teknologien bidrar ikke bare til å effektivisere og forenkle prosessene, men også til at ditt arrangement fremstår som fremoverlent og aktuelt. Det sender positive signaler til deltakerne om både arrangementet og bedriften din.

Ta i bruk digitale verktøy der de er nyttige og relevante. Hva med å skape litt buzz allerede i sjekk-inn området mens de venter? Spre arrangements hashtag og oppmuntre deltakerne til å dele sine opplevelser via sosiale medier. Plutselig er arrangementet ditt aktuelt for andre også. Hvem vet, kanskje du får noen ekstra fans til å møte opp neste år?

5. Vær føre var med registrering

Den beste innsjekkingsprosessen starter lenge før deltakeren møter opp på arrangementsdagen. En online registreringsmetode som skaper god kommunikasjon, informasjon og engasjement rundt arrangementet, sikrer suksess. Ikke bare får du mulighet til å bli kjent med dine deltakere i god tid, men du vil kunne gjennomføre innsjekkingsprosessen på arrangementsdagen lekende lett.

6. Planlegg tiden

Selv om alt er vel organisert, det flyter godt og alle deltakerne gjør som du ønsker at de skal, tar innsjekkingen ofte lenger tid enn man tror. Planlegg derfor god tid. Ikke vær redd for ventetid, for du har selvsagt også planlagt noe som holder dem i aktivitet frem til programmet starter.

7. La festen begynne

For festen starer jo allerede ved innsjekkingen, ikke sant. Påse at arrangementets tema og fokus også gjenspeiles i dette området. For mange er sjekk-inn området assosiert med et venteområde. Å vente, er vel noe av det kjedeligste som finnes. Benytt muligheten til å gjøre det til en interessant og inspirerende tid for deltakerne.