Når du skal holde et arrangement, er det mange avgjørelser og mye som skal på plass. Å velge lokale/venue er kanskje den avgjørelsen som har størst innvirkning på arrangementet. Derfor kan det føles litt skummelt å skulle ta det riktige valget. Hva skal du se etter?
Før du begir deg ut på leting etter riktig lokale, tenk gjennom hvilke forventninger deltakerne på ditt arrangement vil ha. Sørg for å ha god oversikt over følgende:
- Budsjettet
- Logistikken
- Antallet deltakere/gjester
- Hva slags arrangement det er (privat, bedriftsarrangement, etc.)
Når du har disse fire punktene klart for deg, kan du begynne å lete etter lokale. Dersom det er et arrangement med et betydelig antall deltakere, er det lurt å booke lokalet minst et år i forveien, for å være sikker på at det er ledig på den aktuelle datoen. Lokaler som det er ekstra rift om, må gjerne bookes både to og tre år i forveien.
Å ha en fastsatt dato å forholde seg til, gjør det dessuten lettere å holde styr på planleggingen og markedsføringen av eventet. Det kan ofte være nokså tidkrevende å finne det rette lokalet.
Her er 5 ting du bør være obs på når du skal velge lokale til ditt arrangement:
1. Beliggenhet
Hva som utgjør en god beliggenhet, varierer fra arrangement til arrangement. Hvis deltakerne kommer fra stort sett samme område, kan det være lurt med et lokale som ligger i grei avstand fra der hvor de fleste bor eller jobber. Hvis mange av deltakerne derimot kommer reisende utenbys fra, er det gunstig å legge arrangementet til et lokale nært flyplassen, togstasjonen eller hotellene de bor på.
Dersom alle deltakerne bor på samme sted, er det fordelaktig å arrangere eventet på det aktuelle hotellet. Da trenger du ikke å tenke på om det er enkelt å komme seg til og fra, eller om det er nok parkeringsplasser.
Hvis du legger arrangementet til et landlig sted, kan det være tungvint å komme seg dit med offentlig transport. Da bør du vurdere om du må organisere transport for deltakerne tur/retur.
Ønsker du flest mulig deltakere på arrangementet – legg det til et sentralt sted. Det gir enklere reisevei og logistikk.
2. Fasiliteter
De fleste hoteller/konferansesteder tilbyr gjerne pakker som inkluderer alt fra mat/servering, lokaler, tekniske fasiliteter, osv.
De større stedene, som for eksempel Oslo Spektrum og Telenor Arena, har derimot en litt annen struktur. De leier ut lokalet, men arrangør kan ikke ta med egen catering. Utleieren er nemlig bundet opp mot egen leverandør på servering. Dersom du ønsker tilleggstjenester, har utleier faste underleverandører du må benytte.
Du vil også kunne finne steder hvor du står fritt til å booke andre underleverandører. Det å finne et lokale som har et tomt kjøkken, som du som arrangør kan bruke fritt, er mer unntaket enn regelen. Enkelte selskapslokaler, som typisk brukes til barnedåp, konfirmasjon, bryllup, o.l., har et kjøkken hvor du kan tilberede maten selv. Eller du kan benytte deg av et cateringfirma.
Mange hoteller drifter selskapslokaler som de leier ut til alt fra julebord og middagsselskap til bryllup og konfirmasjoner. Da vil ofte en eller to ansatte fra hotellet bistå med oppdekkingen, pluss oppryddingen etterpå. I slike tilfeller vil det ofte være hotellet som leverer maten, og du vil få velge fra en meny. I tillegg er det gjerne en liten bar. Hotellet vil dessuten kunne levere kaker til selskaper, som deres egen konditor lager.
De fleste deltakere på seminarer og konferanser vil forvente å kunne bruke Wi-Fi for å være på nett under arrangementet. Ved firmafester eller lignende vil det kanskje være relevant å ha et lydanlegg og muligheter for å spille musikk. Hvis det skal være foredragsholdere, kan det være lurt å booke et lokale med en scene.
Ved arrangementer som julebord eller større bedriftsreiser vil det være aktuelt å overnatte. Da er det lurt å finne et lokale som tilbyr overnatting, eller som i hvert fall har overnattingsmuligheter i nærheten.
3. Kapasitet
Hvor stort er arrangementet? Hvis du har planlagt godt, vet du hvor mange deltakere/gjester som er forventet å komme.
Hvor mange personer som skal delta på arrangementet, vil ha mye å si for hva slags lokale du velger. Et lokale med kapasitet til 250 personer, vil naturligvis ikke egne seg for et arrangement med 500 deltakere/gjester. Og motsatt vil et veldig stort lokale virke veldig "glissent" hvis det er for få deltakere.
Det er også en god idé å se til at alle fasiliteter vil være tilstrekkelig for den mengden mennesker som kommer til arrangementet. Dessuten er det viktig å tenke på sikkerhet og rømningsveier i tilfelle brann.
4. Logistikk
Logistikk er en faktor som blir viktigere og viktigere i forbindelse med lokaliteter.
Hvor mye riggetid har man før og etter arrangementet? Hvor mye får man gjort innenfor den tiden man leier lokalene? Hvor dyrt er det å ha dobbelt opp med riggecrew for å få rigget lokalet i løpet av natten?
Hva med samarbeidspartnere og sponsorer som skal ha standplass – og når skal de få rigget sitt utstyr opp og ned ...?
Logistikken på venue er særdeles viktig. Det berører alle deler av planleggingen og budsjettet.
5. Parkering og tilkomst
Det er viktig at deltakerne enkelt kommer seg til lokalet. Undersøk på forhånd om det er gode transportmuligheter, nok parkeringsplasser i nærheten, eller om stedet er langt fra andre fasiliteter.
Dersom det ikke er enkelt å komme seg til og fra, kan det være lurt å se på alternativ transport, som samkjøring eller leie av felles buss. Om du tenker å bestille persontransport, finnes det mange lokale leverandører du kan søke etter i ditt område.
Her er noen leverandører av transport:
- OsloBuss: utleie av buss, minibuss o.l. med sjåfør
- Persontransport Norge: leie av minibuss med sjåfør
- Persontransport: persontransport til alle anledninger
- Oslo VIP Transport: leie av bil med sjåfør
6. Tilgjengelighet
Er lokalet og fasilitetene godt tilrettelagt for mennesker med funksjonshemninger? Før du kan si noe sikkert om dette, må du ha greie på hvem deltakerne er, og hvilke behov de har.
Hva med spedbarn og seniorer? Dersom det er et privat selskap hvor gjestene er i alle aldersgrupper, bør du forsikre deg om at toalettet har stellemuligheter. Hvis du vet at mange av gjestene er av den eldre garde, kan du vurdere å finne et lokale som ikke har for mange trapper.
7. Lokalets renommé
I mange tilfeller, og spesielt i forbindelse med større arrangementer, er en viktig faktor stedes renommé, rykte og personas.
Du legger ikke NHOs årskonferanse til Rockefeller, men til Operaen. Du legger ikke et arrangement med sterk egenidentitet eller markant konsept til Sonja Henie Ballroom på Radisson Blu Plaza Hotell, som har et så sterkt eget uttrykk.
Eventbyråer som har skapt et kreativt uttrykk og konsept for kunden sin og arrangementet, ønsker lokaliteter med så lite egenidentitet som mulig. Det er de kreative kreftene som skal sette premissene på omgivelsene og for opplevelsen til deltageren.
Som du ser, er det en del å huske på når du skal velge lokale. Det må ha nok plass, være tilgjengelig for deltakere/gjester og ha alle nødvendige fasiliteter.
Det viktigste er imidlertid at stedet du velger, hjelper deg med å oppnå det du ønsker for arrangementet. Ta deg tid til å sjekke ut flere alternativer og besøk gjerne stedet før du booker – da har du bedre kontroll på hva du går til.
Følger du rådene vi gir deg her, er sjansen mye større for at du finner det perfekte lokalet til ditt arrangement.
Lykke til!
LES OGSÅ:
