Det er tidkrevende å lage gode arrangementer. Men hva skal du bruke mest tid på og hvor tidlig skal du begynne med planleggingen?
Du skal arrangere et event, men vet ikke helt hvor du skal begynne. Hva skal du investere mest tid i? Arrangementssted, invitasjoner, mat, foredragsholdere?
Slapp av, vi hjelper deg i gang. Selv om alle oppgaver og detaljer er viktig, er det allikevel visse ting som burde prioriteres høyere enn andre. Her er 7 ting du burde sette av ekstra god tid til i planleggingen:
Vet du hvordan du skal gi deltakerne dine beste opplevelsen? Få tips i vår gratis e-bok.
7 ting du bør bruke god tid på i eventplanleggingen
1. Sett deg et klart mål og få med deg de riktige menneskene
Det å jobbe uten mål og mening er aldri en god idé. Derfor, sett deg ett mål og definer formålet med eventet. Hvorfor skal dette arrangementet avholdes? Er formålet å lansere et nytt produkt, skaffe nye kunder, presentere ny informasjon eller tiltrekke investorer?
Når målsettingen er klar er du nødt til å involvere de som kan hjelpe deg å oppnå målet. Sett sammen en prosjektgruppe med relevant fagkunnskap. For å få et bra team er det visse nøkkelområder det kan være lurt å ha med:
- Tekst, bilder og design
- Fremdriftsplan og koordinering
- Salg (hvis det er kunder/potensielle kunder som skal delta)
- Faglig ansvarlig
- Økonomi
Sitt gjerne med hovedansvaret selv, men husk at du ikke nødvendigvis er best på alt. Involver de andre og la alle bidra med det de er best på, da har du et veldig godt utgangspunkt.
Les mer om nøkkelpersonene du bør ha med i ditt event-team for å oppnå suksess.
2) Finn datoer og passende lokaler
Lag en liste med alternative datoer og husk å ta hensyn til helligdager og feriedager. Glem heller ikke å sjekke ut om det finnes andre store konkurrerende eventer på samme dag. Det er de samme deltakerne dere slåss om. Sjekk også internt i bedriften om de fleste har mulighet til å delta. Deretter må du begynne å søke etter passende lokaler som er ledig noen av datoene du har satt opp.
Å planlegge i god tid er svært viktig. Populære lokaler for store arrangementer må gjerne bookes 1-2 år i forveien. Tenk også gjennom hvilken beliggenhet på arrangementsted som passer best. Det kan være storbyen eller i litt landlige omgivelser. Begge alternativer har sine fordeler, så det kan være lurt å tenke nøye igjennom dette. Husk å ta hensyn til målgruppen og transport.
Usikker på hva du burde velge? Les om hvordan du kan la stedet matche ditt event.
3) Fokuser på selve programmet og finn riktige foredragsholdere
Her må du sette av mye tid og begynne tidlig. Et godt innhold og godt organisert program er avgjørende for å trekke deltakere.
Jo tidligere du har dette klart, jo enklere blir mange av de andre oppgavene, som tilrettelegging på arrangementssted med eventuelle grupperom/plenum/parallelle sesjoner, budskap for markedsføringen, invitasjoner og registrering.
Skal du ha eksterne foredragsholdere eller underholdning? Husk at de beste må bookes lang tid i forveien.
4) Booke overnattingssted til deltakerne dine
Ønsker du å tilby deltakerne overnatting? Da er det viktig å undersøke hvilke alternativer som finnes i nærheten og ikke minst om de er ledige.
Legg gjerne bestilling av rom inn som et alternativ ved påmelding. Hvis du vil at deltakerne skal betale for dette selv kan du eventuelt bruke et profesjonelt påmeldingsystem, hvor deltaker ved påmelding får faktura eller betaler med kredittkort.
5) Markedsfør eventet
Planleggingen er kanskje ferdig, men jobben er langt i fra gjort. Når alt av datoer, lokaler, prosjektgruppen og programmet er klart er det på tide å la folk få høre om arrangementet ditt.
God markedsføring kan ta ditt arrangement et langt stykke på vei. Derfor: markedsfør smart. Ikke bare på egen nettside, men også på sosiale medier og gjennom direkte kommunikasjon til deltakerne. Finn ut hvem dine deltakere er, og markedsfør i de kanalene de treffes enklest.
Glem heller ikke å sende e-poster underveis til de som har meldt seg på arrangementet. Du bør sende en bekreftelse på deltakelse, en påminnelse like før arrangementet og ikke minst en e-post i etterkant av arrangementet. Den siste e-posten er en gyllen mulighet til å takke deltakerne for oppmøtet og legge ved et skjema for å komme med tilbakemeldinger.
Tenk også på profileringen av arrangementet ditt. Flere typer events har i dag sin egen profil. Dette kan være logo og annen merkevarebygging eller en videreføring av bedriftens eksisterende profil.
Les mer om hvordan du promoterer ditt arrangement i sosiale medier.
6) Sett opp et realistisk budsjett
Uavhengig av tidsrammen og størrelsen på arrangementet har du helt sikkert et budsjett for arrangementet. Sett opp en oversikt over kostnader og husk å gi rom for uforutsette hendelser.
Budsjettet må være realistisk slik at det ikke sprekker halvveis ut i planleggingen. Følg jevnlig med på hvordan du ligger an i forhold til budsjettet. Husk også å sette av penger til deltakermapper og giveaways dersom dette skal deles ut på arrangementet.
Les også: Sikre tegn på at din bedrift trenger et event management system
7) Fokuser på god deltakeropplevelse
Når alt kommer til alt er en god deltakeropplevelse det aller viktigste for et vellykket arrangement. Dette bør derfor være ditt overordnede hovedfokus. Det er mye som skal på plass for å oppnå dette, men her er det første og viktigste du burde tenke over:
- Registrerings-/innsjekksområde og parkering
Førsteinntrykket er viktig for at deltakerne skal få en god opplevelse. Enkel tilkomst eller parkering og en oversiktlig, rask og praktisk registrering gir en god opplevelse og start.
- Mat og drikke
Når du har satt opp programmet er det lurt å begynne planleggingen av servering. Hva slags mat skal serveres, hvor mange pauser skal det være og hvor skal kaffe og annet drikke plasseres? De fleste større lokaler har egne catering-firmaer de benytter. Sjekk ut hva du ønsker god tid i forveien og husk å justere for riktig antall.
- Teknisk utstyr
Det tekniske utstyret du skal benytte deg av må være på plass i god tid før arrangementet finner sted. Sjekk først med lokalet om hva de har før du eventuelt begynner å leie inn eller kjøpe inn. Vær tidlig ute med å koble opp og teste, slik at du er sikker på at lyd og bilde fungerer som det skal.
Les mer om hvordan du kan innfri deltakernes forventninger.
