Ethvert vellykket arrangement er avhengig av at du finner leverandører du kan stole på. De må være villig til å jobbe hardt for at ditt arrangement blir så vellykket som mulig. Bedriftens omdømme står på spill dersom en leverandør tabber seg ut eller ikke innfrir. Det kan dessuten gå ut over forholdet til kunder eller andre leverandører. Derfor er det viktig at du forhåndssjekker leverandøren, og at du vet hvordan du skal forhandle med dem.
Her får du 6 tips til å velge riktig leverandør til ditt arrangement:
1. Hva har du behov for?
Finn ut hva du ønsker fra hver leverandør på selve arrangementsdagen. Med en utfyllende liste over hva leverandøren(e) må kunne tilby, blir det lettere å vurdere om tilbudet er bra nok.
Det kan være risikabelt ikke å tenke gjennom kriteriene på forhånd. Leverandørene bidrar til at eventet går som smurt, så derfor lønner det seg å være klar og tydelig på hva du forventer.
Hvilke leverandører du behøver til ditt arrangement, avhenger av hva slags event du skal holde. Mange er ofte på utkikk etter:
- Mat og drikke
- Underholdning
- Sikkerhet
- Dekorasjoner og blomster
- Foto/video
- Transport
Det vil være ulike kriterier til hver av disse leverandørene, men kvalitet vil alltid være førstepri. Be gjerne om referanser og hør med andre som har holdt lignende arrangementer før. Spør gjerne bedriften du vurderer å leie inn, om en oversikt over hva de tilbyr, hvilket utstyr de har mulighet til å stille med selv, en detaljert oversikt over ulike kostnader, og dessuten en liste over hva de trenger under arrangementet (vann, elektrisitet, tilgang til kjøkken, prosjektor, osv.).
Tips: Iblant hender det at en leverandør faktisk vet bedre enn deg selv hva du vil behøve. Be dem om å komme med forslag og innspill underveis, og vurder dette opp imot din egen erfaring/kunnskap og liste over det du trenger. Forslagene du får fra leverandører, kan si en god del om hvor erfarne og dyktige de er – så noter deg disse bak øret.
2. Bruk mer enn Google når du søker info om leverandører
Når du googler en leverandør, vil du ofte legge merke til at enkelte nettsider ikke er særlig brukervennlige eller godt utformet. Husk at du er på utkikk etter noen som har fagkunnskap på sitt felt, og det kan være en enmannsbedrift. Kanskje har de ikke ressursene til å holde hjemmesiden oppdatert. Den beste måten å finne ut det du trenger om leverandøren på, og hva de kan tilby, er rett og slett å ta kontakt med dem direkte. Men så var det dette med å ta kontakt med en masse ulike leverandører … hvem har tid til sånt? I hvert fall ikke eventplanleggere.
Det brukerorienterte anmeldelsesnettstedet Yelp kan være kjekt å benytte til å finne mulige kandidater. Eller også at du sjekker ut nettsteder som spesialiserer seg på arrangementer; de kan ha lenker til anbefalte leverandører.
Det kan også være lurt å spørre kollegaer og leverandører du allerede benytter. Hør med folk i eventbransjen – de er som oftest imøtekommende og formidler gjerne oppdrag til leverandører de stoler på. Sjansen er stor for at de vet akkurat hvilken som er rett for ditt behov.
3. Bygg et bra forhold med leverandøren
Når du tar kontakt med en leverandør, sørg for at de oppfyller kravene du har. Og først og fremst: Er de ledig på de aktuelle dagene? Det er ikke noen vits i å kaste bort tiden. Hvis de ikke er ledig til ditt arrangement, vil de sikkert kunne anbefale andre. Her er noen eksempler på viktige spørsmål å stille potensielle leverandører i løpet av første samtale:
Gjør de all jobben selv?
Noen leverandører eier ikke utstyr selv eller har ikke egne ansatte på huset. Dette betyr at dersom de trenger ekstra utstyr eller folk, vil de sannsynligvis legge til utgiftene i prisen, slik at de uansett tjener penger. I så tilfelle kan du risikere å få unødvendig høye kostnader ved å velge denne leverandøren.
Er deres ansatte til å stole på?
Selv om du kan få avklart mye via e-post, vil en telefonsamtale eller et møte kunne gi deg et mye mer presist inntrykk av kandidatene. Spør om mannskapet som vil være til stede under arrangementet. Møter de presis? Rydder de opp etter seg?
Snakk med dem som faktisk skal jobbe med deg, ikke bare sjefen deres eller en selger. Det er ikke noe særlig å bli overbevist av noen med god kjennskap til arrangementet ditt, for så å måtte forholde seg til noen andre som ikke innfrir.
Leverer de varene?
Ikke la deg overbevise av en lekker brosjyre eller informasjon på en hjemmeside. Finn ut hvilke arrangementer de har jobbet på tidligere, eller nylig. Hva slags kunder jobber de vanligvis med? Hvis de har erfaring fra din bransje, er det alltid et pluss. Be om referanser, slik at du får ting bekreftet. Dersom alt er i orden, er du i ferd med å opparbeide et tillitsforhold. Skulle ting ikke stemme, er det bare å gå videre.
Andre aktuelle spørsmål kan være:
- Har de tilbud ut ifra antall deltakere?
- Hvor lenge i forveien må du bestille og eventuelt avbestille?
- Tilbyr de noe ingen andre kan tilby?
- Har de lisenser og tillatelser som er nødvendig?
- Har de egen forsikring?
Det er lurt å begynne å bygge et bra forhold med leverandører fra første dag. Tross alt hjelper de deg med å få alt i havn. Jo bedre forhold du har med dem, desto større sjanse er det for at de gjør en ekstra innsats for at alt skal gå knirkefritt for seg.
Når du har funnet leverandører du kan bygge et langvarig forhold med, vet du hvor du skal henvende deg når du trenger det. De fleste leverandører av alt fra mat til foto, ønsker gjerne faste kunder, og du vil kunne hente gode priser på lang sikt.
4. Be om flere pristilbud
Ikke nøy deg med pristilbud fra kun én leverandør. Selv om du er sikker på at du kommer til å bruke en bestemt leverandør, er det alltid lurt å få flere pristilbud. Da vil du ha et sammenligningsgrunnlag for andre og fremtidige leverandører. Dessuten vil du få et overblikk over hva som er gjengs pris i markedet.
Det kan også være at pristilbudet fra den ene leverandøren, som du syntes var litt i stiveste laget, viser seg å inneholde momenter som den andre leverandøren har glemt å ta med.
5. Ikke gå kun etter pris
Et av de beste rådene jeg kan gi deg, er at du ikke bør velge leverandør kun på bakgrunn i pris. Hvis du har et veldig stramt budsjett, kan du skjære ned på andre områder og bare velge de leverandørene du absolutt må ha. Leverandører skal måles ut ifra hvor bra de faktisk er, ikke bare hvor mye de koster.
Men du må selvsagt ikke la deg bli snakket trill rundt av firmaer som er til de grader overpriset. Husk bare på at om du kanskje sparer en tusenlapp eller to, så kan du få noen ekstra grå hår dersom det skulle skjære seg med leverandøren du valgte.
Sørg også for at prisen du blir tilbudt, tar med absolutt alt, og at det ikke blir ekstrautgifter. Så slipper det å dumpe ned en uventet regning fra leverandøren i etterkant.
I mange tilfeller lønner det seg å gi en leverandør en entreprise på en leveranse. Da får leverandøren større ansvar, mer eierskap og ser bedre totaliteten på hele arrangementet. I tillegg får man større spillerom for forhandlinger både på leveransen og kostnadene.
6. Stol på magefølelsen
Ta for deg alle alternativene. Opprett en egen mappe eller et Excel-ark, hvor du samler all informasjonen du kommer over. Dette gjør det enklere neste gang du skal holde et arrangement. Her samler du blant annet:
- Navnet på bedriften og kontaktdetaljer
- Hvilket geografisk område de dekker
- Priser
- Andre relevante detaljer for din bedrift
La til slutt valget falle på den leverandøren som er mest dekkende for dine behov, og som du stoler mest på.
Hvis du er usikker på samtlige kandidater, kan du etterspørre mer info, eller be om et nytt pristilbud eller to fra andre leverandører. Når du mener å ha funnet riktig leverandør, bør det ganske enkelt «føles» riktig. Det de sier om arrangementet, lyder bra i dine ører. De kommer med gode råd og er virkelig opptatt av å gjøre arrangementet så vellykket som mulig.
En leverandør bør være mer enn kun en leverandør. Det bør være en samarbeidspartner. En du kan sparre med, en som kommer med gode råd. En god leverandør kan ofte være den som løser de utfordringene som dukker opp.
Husk også å ta med leverandøren inn i prosjektet så tidlig som mulig. Jo bedre alle er forberedt, desto mindre ressurser kreves det, både menneskelig og kostnadsmessig.
Har du andre måter å velge leverandører på, som du har lyst til å dele med oss? Legg gjerne igjen en kommentar. Det å velge leverandør kan virkelig være en utfordring, så det er alltid interessant å få høre hvordan andre går frem.
