Det å arrangere en konferanse krever en hel del planlegging og innhenting av informasjon. Hele prosessen kan faktisk ta flere år. Dette kommer an påstørrelsen på konferansen og antall deltakere. De fleste kan klare å planlegge sin konferanse på kortere tid, men da må du være klar for å ta kjappe avgjørelser og holde hodet kaldt. Vi hjelper deg litt på veien med 6 steg til full oversikt når du planlegger en konferanse.
Den harde sannheten om å arrangere en konferanse er at uten erfaring så er det tøft. Man bruker da gjerne mye tid på små detaljer, mens man samtidig glemmer de viktigste delene. Har du mye erfaring så vet du helt sikkert at mye uventet kan skje, og da er det lurt å være forberedt.
Steg 1: Mal deg et bilde av hele konferansen
Alle arrangementer starter med en visjon, men du må sørge for at denne visjonen skapes ut i fra ord og tall. Dette er viktig slik at du får et overblikk over kostnader og alt som skal planlegges. Start med 5 viktige spørsmål:
- Hvem? Hvem skal du invitere? Eksisterende kunder, partnere, ansatte?
- Hva? Hva skal skje, hva er temaet og hva kan du tilby av verdi for deltakerne?
- Når? Når skal konferansen være og passer dette bra for sesongen, bransjen og din bedrift?
- Hvor? Vi snakker ofte om hvor viktig det er å være tidlig ute med lokaler, for ventetiden kan være flere år. Finn ut hvor konferansen skal være, raskt.
- Hvorfor? Hva får din bedrift ut av denne konferansen? Er det merkevarebygging, informasjon, salg eller er billettinntektene målet?
Steg 2: Lag en forretningsplan
De fleste konferanser blir dekket av firmaets budsjett, samt mulige annonsører / sponsorer. For at dette skal “gå opp” er det viktig at du kartlegger hvor pengene kommer fra og hvor de skal brukes. Her bør det også komme godt frem hva inntektene blir og eventuelt hvordan dette skal måles i etterkant.
For å sette en prislapp på konferansen, så trenger du en klar plan for hva du skal tilby deltakerne. Både ditt program og foredragsholdere må være gode nok til at deltakerne ønsker å komme.
Steg 3: Sammenlign lokaler og tjenester
Nå har du mer informasjon om når konferansen skal finne sted og hvor mange deltakere som kommer, da kan du begynne med å finne det perfekte lokalet. Husk at valg av lokalet vil ha innvirkning på blant annet catering og lyd/video, da dette ofte er en del av lokalets utleie-tilbud.
Les mer: Hvordan velge riktig leverandører til ditt arrangement?
Les mer: Hvordan finne et passende lokale til bedriftsarrangement?
De fleste konferanser tilbyr gode tilbud på hotell for deltakere som kommer langveisfra. Da kan det være gunstig å velge lokaler som ligger godt til i forhold til transport og hoteller.
Steg 4: Rop ut om det som skjer!
Til og med de største konferansene må markedsføre seg for å klare å fylle alle setene i salen. Deltakelse er den viktigste faktoren på et vellykket arrangement. Godt oppmøte betyr inntekter og sponsormuligheter. Desto flere deltakere, desto større sjanse er det for at arrangementet kan vokse til neste gang.
Steg 5: Planlegg og tilrettelegg alt
Etter å ha fått på plass en god plan for hele konferansen er det på tide å planlegge selve gjennomføringen og tilrettelegge for alt som skal skje. Hvor mange stoler trenger du? Finnes det taxi-stopp utenfor lokalene? Må du leie inn sikkerhetsvakter?
Det finnes en rekke verktøy som kan hjelpe deg med planleggingen, spesielt for å passe på at du ikke glemmer noe. Lister er enhver event-planners redning, så pass på å ha huskelistene på plass.
Les mer: Hvordan gi deltakerne best mulig opplevelse?
Steg 6: Innred lokalene smart
Konferanser har ofte et område for forelesninger, et for sponsorer og utstillere, servering, sittegrupper og ladestasjoner, for å nevne noe. Det er enormt viktig for trivsel for deltakerne og suksess for konferansen, at disse områdene er på plass. Husk at å sette opp dette tar tid og kan kreve ressurser - så planlegg godt.
Den beste måten å koordinere alle delene er å gå igjennom programmet akkurat slik en deltaker ville gjort det. Se for deg hvordan de vil oppføre seg, hva de tenker og, ikke minst, hva de trenger? Et eksempel er å plassere mat og drikke i nærheten av sitteplasser og toaletter. 
