Skal du arrangere en konferanse eller seminar med mange deltakere? Så bra! Det faktum at du har en stor mengde interesserte som ønsker å delta på det du har planlagt, er et stort steg i riktig retning! Men du kjenner kanskje presset komme snikende? Mange deltakere byr ofte på noen nye utfordringer, men frykt ikke. Vi har samlet 5 viktige faktorer for å lykkes med en stor mengde deltakere.
1. Ikke glem å puste
Dette høres kanskje selvsagt ut, men hvem som helst kan glemme å puste rolig når de ser at antall deltakere begynner å bli ganske høyt. Mange mennesker stoler på at du har gjort alt riktig slik at de får en god opplevelse. Uavhengig om det er årsmøte, konferanse eller seminar du arrangerer, så pass på å pust rolig. Hjernen din er nemlig ditt viktigste verktøy for å lykkes, og den trenger jevn tilførsel av oksygen for å fungere optimalt!
2. Segmenter deltakerne dine
Om du ikke har jobbet med segmentering av deltakerne dine før, så er dette det perfekte tidspunktet å starte. Har du flere hundre deltakere vil du oppleve at de har forskjellige behov. Når man har et stort antall deltakere er det vanlig å også ha forskjellige type deltaker-kategorier. Et eksempel på dette kan være å dele inn i potensielle kunder, samarbeidspartnere og eksisterende kunder.
Det er ikke bare behovet til deltakerne som varierer, men du som arrangør kan også ha behov for å skille dem under arrangementet. Eksisterende kunder skal muligens delta på andre type sesjoner enn potensielle kunder, så informasjon, program og tilganger kan da være forskjellig. En slik segmentering kan gjøre det mye mer oversiktlig og enklere for deg som arrangør.
3. Bygg et solid team
Du er kanskje vant til å klare det meste selv, men med et stort antall deltakere må du tørre å be om hjelp. Bygg et solid team rundt deg med mennesker som utfyller deg, kan bidra med gode ideer og som du stoler på. Det er en rekke avgjørelser som må tas underveis og du kan ikke forvente å være tilstedet for å avgjøre alt. Derfor er det viktig at du har gått igjennom visjonen og planen for arrangementet med teamet ditt, slik at alle er klar over hva målet er.
Del opp teamet ditt i ansvarsområder og ha gode estimater på alt!
4. Bli sett og hørt
Lyd og bilde er viktig for alle arrangementer, men spesielt når du har mange deltakere. Med et stort publikum vil det være lengre avstand fra bakerste rad til scenen, pass derfor på at alle ser og hører deg, samt de som skal snakke. Husk at lyden vil høre anderledes ut i et tomt rom kontra et rom fylt av mennesker, så bruk erfarne lydteknikkere som er vant til store publikum.
5. Begynn tidlig og vær effektiv
Enklere sagt enn gjort? Store arrangementer tar ofte flere år å planlegge, både fordi det er mye jobb og fordi lokalene ofte må bookes god tid i forveien. Det beste du kan gjøre for din egen del er å starte tidlig og få gjort unna så mye som mulig i den første perioden av planleggingen. Da får du mer tid til å kvalitetsjekke og til å håndtere uventede situasjoner (for de vil nok oppstå).
De fleste profesjonelle event-plannere benytter seg av digitale verktøy som er utformet nettopp for å planlegge arrangementer. Behovet for et slikt verktøy blir enda større om man har en stor mengde deltakere. Effektivitet blir nøkkelen for å få unna alt som må gjøres, og et slikt verktøy kan frigi mye tid du ellers ville brukt på manuelle lister og lignende.
Et annet tips er å dele opp planleggingsperioden i faser med milepæler for hver av disse fasene. Fase en er ofte budsjettering, lokaler og dato for arrangementet. Ved å jobbe mot en milepæl av gangen kan du og ditt team ha full fokus, være effektive og planlegge et vellykket event.
