Uansett hvor god erfaring du har med arrangementsplanlegging og gjennomføring; det er flere ting som kan gå galt når man skal arrangere et frokostseminar med mange deltakere. Her er tipsene som kan hjelpe deg.
Lokalet er booket, deltakerlisten er klar og du ser at det er mange som ønsker å komme på arrangementet. Du har mye erfaring med å arrangere eventer fra før, men merker allikevel at prestasjonsangsten sniker seg innpå. Frokostseminarer er veldig i vinden om dagen, og du vet at deltakerne forventer å få mye ut av det. Men er det virkelig så stor forskjell på å arrangere frokostseminarer med mange deltakere i motsetning til færre deltakere? Ja. Flere deltakere – flere å tilfredsstille og organisere. Derfor gir vi deg de viktigste rådene til hvordan du kan gjennomføre et vellykket arrangement hvor alle blir fornøyd.
Å tilfredsstille samtlige deltakere på et arrangement er kanskje i noen tilfeller umulig, men det er allikevel her målet skal ligge. Men hvordan får du til det når det er mange påmeldte?
Dette bør være førsteprioritet. Identifiser de ulike målgruppene. Med så mange deltakere har de ganske sikkert ulike behov og ønsker å delta på arrangementet av forskjellige grunner. Del dem derfor inn i ulike kategorier og pass på at alle blir ivaretatt. Gjør dette allerede i påmeldingsskjemaet, så sparer du mye tid og arbeid og kan enklere tilpasse innholdet på selve seminaret.
Segmentering er også smart for din bedrift i forhold til nettverksbygging, mingling og eventuelt stands.
Hold på deltakernes interesse ved å tilpasse kommunikasjonen mot de segmenterte gruppene. Slik vil deltakerne alltid motta informasjon som er av verdi og interesse for dem.
Les mer om hvordan du kan holde interessen til deltakerne oppe her.
Har du segmentert deltakerne er det enkelt å tilpasse og personalisere kommunikasjonen underveis både på e-post, sms, i velkomstmeldinger og eventuelle evalueringsskjemaer.
Jo flere deltakere, jo bedre bør det tekniske utstyret være. Både lyd og bilde må være av såpass god kvalitet at lyden rekker dem som sitter på bakerste rad, og bilder og tekst er tydelig og stort nok til at alle kan se.
Bruk gjerne erfarne lydteknikere til større publikum.
Begrepet frokostseminar antyder frokostservering. Ikke server kjedelige brødskiver med ost og skinke, legg litt arbeid og kreativitet i frokosten og ha nok kaffe og annet drikke tilgjengelig.
Det finnes mange ulike preferanser når det kommer til mat. For å tilfredsstille så mange som mulig kan det være lurt på gå for en litt “safe” meny. Det aller viktigste er at det er ferskt, delikat og ikke minst nok.
For å overraske litt kan du gjerne legge til litt fra en mer “alternativ” meny med sunne smoothies, yoghurt med granola, grønn te og så videre. En av de største event-trendene for 2016 er å gjennomføre miljøvennlige arrangement, så sunne og grønne alternativer kan være en spennende mulighet også når det gjelder serveringen.
Husk også å finne ut i forkant om deltakerne har noen allergier eller intoleranse slik at du kan ta hensyn til dette når du planlegger og bestiller inn mat. Ha dette som et eget punkt i påmeldingsskjema slik at du får vite det god tid i forveien.
Sist, men ikke minst, by deltakerne på et imøtekommende sjekk inn-område som faktisk fungerer. Gjør det klart for alle som skal hjelpe til hva slags ansvarsoppgaver de har og hvordan de skal fremstå.
Pass på at innsjekk-området er organisert og at alt det tekniske fungerer. Det skal være raskt, enkelt og effektivt å registrere seg som deltaker. Bruk digitale verktøy for å sikre en god flyt, men også for å gjøre området mer interessant. For eksempel kan du begynne å engasjere deltakerne og oppfordre dem til å dele sine opplevelser fra arrangementet allerede her. Spre innloggingsdetaljer til nettverket samt hvilke hashtags som kan brukes når man omtaler eventet i sosiale medier.
Les mer om hvordan du får et vellykket sjekk inn- område her.
Har du en velfungerende logistikk og fullt fokus på deltakerbehov gjennom hele arrangementet vil du sitte igjen med mange fornøyde deltakere.