Du og bedriften din har valgt et påmeldingssystem. Løsningen har funksjonene dere trenger, og dere er i mål med opplæringen.
Nå skal dere ta systemet i bruk på egen hånd for første gang. Et større arrangement står for tur, og det er dags for å sende ut invitasjoner.
Senere samme dag: Dere sender ut invitasjonene, men en rekke e-postadresser feiler. Problemet er bare at dere ikke vet hvilke. Så hvordan unngå å irritere folk ved å sende dobbelt til dem?
Dette må dere få hjelp med så fort som mulig! Du finner telefonnummeret til den amerikanske leverandørens supportavdeling. Men vent litt, klokken er 10 i Norge. Det vil si at det er midt på natta i USA …
Ok, e-post neste. Du skriver en supportsak og sender inn. Så får dere iallefall hjelp i ettermiddag en gang …
Ettermiddagen og kvelden kommer og går – intet svar fra supportteamet. Får dere tak i noen i morgen …?
Mange arrangementsplanleggere havner i denne situasjonen når de har valgt et påmeldingssystem fra en utenlandsk leverandør. Når behovet for hjelp oppstår, innser de at de blir overlatt til seg selv.
Vi ser nærmere på fem røde flagg dere bør være obs på når det gjelder oppfølgingen og supporten dere får fra leverandøren.
Det kan gå dager fra du sender inn en supportsak til du får svar.
Dersom du opplever lang responstid på innsendte saker, kan dette være tegn på at leverandøren enten er underbemannet eller rett og slett ikke prioriterer supportsaker. Dette er selvfølgelig frustrerende for deg som kunde, spesielt dersom du er midt i oppkjøringen til et arrangement og behøver svar så fort som mulig.
Du får generiske svar som ikke er tilpasset det du faktisk trenger hjelp til.
God support innebærer at leverandøren er i stand til å tilpasse hjelpen de gir, basert på ditt spesifikke behov som kunde. Dersom dere kun får generelle svar som egentlig ikke gir svar på spørsmålet dere har, er dette et tegn på at leverandøren ikke har fokus på detaljer og personlig hjelp.
Det er støtt og stadig vanskelig å få tak i noen fra supportavdelingen.
Dersom leverandøren har kort åpningstid eller bruker lang tid på å svare på henvendelser, kan dette hindre deg i å løse problemer på en effektiv måte, i tide. Er det helt umulig å få hjelp fra supportteamet, kan det i verste fall bli ødeleggende for arrangementet – og følgelig for bedriftens omdømme.
Les også:Derfor må du bruke et påmeldingssystem som er tilgjengelig og gjør deg trygg
Oppfølgingen og veiledningen du får, er for det meste ufullstendig eller direkte feil.
Når du bruker en profesjonell arrangementsplattform, bør det alltid være mulig å få et grundig svar eller en god løsning løsning på problemene som oppstår. Du skal ikke bare bli presentert en “workaround” som egentlig ikke gir en løsning, i hvert fall ikke til neste gang du står i samme situasjon.
Får du hele tiden ufullstendig eller feil veiledning, er dette et klart tegn på mangelfull kunnskap og/eller mangel på ønske om å ivareta ditt beste som kunde.
Andre brukere av påmeldingssystemet gir dårlige tilbakemeldinger på supporten leverandøren tilbyr.
Spør andre som jobber med det samme som deg – hva er egentlig tilbakemeldingen på den aktuelle leverandøren? Dersom det er mange klager og negative kommentarer på supporten som leverandør tilbyr, er det en klar indikasjon på at de ikke lever opp til den standarden som forventes.
Velger dere et påmeldingssystem med lite tilgjengelig og lite hjelpsom support, vil dere fort kunne erfare at det som lot til å være en god og rimelig løsning, egentlig koster mer enn det smaker.
Prisen var lav, og funksjonaliteten god nok for deres behov. Men hva hjelper det når man blir stående fast uten å få hjelp?
Da blir billig raskt dyrt.
Støter du og dine medarbeidere kontinuerlig på ett eller flere av disse fem tegnene, betyr det bare én ting: Dere får ikke den supporten dere fortjener.