Et vellykket arrangement krever samarbeid mellom mange ulike personer og fagområder. Enten det er design eller faglig innhold, så er du avengig av en rekke forskjellige personer med ulik kunnskap og erfaringer. Vi har samlet 5 nøkkelpersoner du bør kjenne når du skal arrangere et event.
Vi har sagt det før, men vi sier det igjen: Nøkkelen til et vellykket arrangement er å be om hjelp. Enten det er for hjelp med budsjett, inspirasjon til tema og andre ideer eller for å faktisk avlaste deg med de mange oppgavene du har, så er det viktig at du har de rette menneskene rundt deg.
Et arrangement krever faktisk en hel del med tekstinnhold. Nettside, sosiale medier, blogg, program, invitasjoner, nyhetsartikler - listen er lang. For mange kan det lønne seg å ha med en god skribent på laget, som kan hoste opp godt tekstinnhold raskt. En som gjør innholdet spennende og attraktivt nok til at folk ønsker å melde seg på!
Det er ikke bare tekstinnhold som kreves, men også design! Ofte har arrangementer en egen logo og profil. Dette må gjerne på plass tidlig, da det brukes både digitalt og på trykk. Får du inn designeren tidlig blir det enklere for deg å se helheten av arrangementet, da den visuelle biten gjerne gir visjonene din mer liv. Her blir det ofte en livlig diskusjon; skal innhold/tekst tilpasses bilder og farger eller skal bilder og farger tilpasses innhold/tekst...
Dette er kanskje ikke den morsomste delen av arrangementplanleggingen, men en viktig del. Det kan være deler av prosessen som krever en person med god kjennskap til lover og regler. Eksempler på dette er:
- Kontrakter
- Forsikringer
- Alkohol og matservering
- Sikkerhet
- Moms og prissetting
Selv om du ikke har behov for å ansette en advokat, så kan det lønne seg å inkludere en med litt juridsk kunnskap i planleggingen.
Markedsføring er ofte den delen flest sier de kan fikse selv, men man innser ofte ikke hvor stor denne jobben er. Uten markedsføring vil man ende opp med ganske så få deltakere. Den viktigste jobben markedsføreren har er å vite hvem man ønsker skal komme og hvordan få dem til å melde seg på. Her krever det kjennskap til målgrupper og hvordan kommunisere riktig med dem. En epost med invitasjon er ofte ikke nok, man må lokke med gode beskrivelser av hva som skal skje med fine sider for påmelding. Du trenger en person med markedsføringskunnskaper som kan holde i alle trådene, passe på at deltakerne melder seg på og at alle vet om arrangementet du jobber så hard for å få til. Husk sosiale medier og kombiner evt. med annonsering, Det er mange som slåss om oppmerksomheten der ute!
Selv om du er ansvarlig for et arrangementet så er det ikke nødvendigvis du som er prosjektleder. Det vil lønne seg både for dine nerver og for arrangementet at du har et tett samarbeid med en prosjektleder. Denne personen skal holde styr på teamet, alle oppgavene som skal utføres, leverandører, ulike deadlines, samt mye mer. En prosjektleder har ofte en utrolig evne til å håndtere mange baller samtidig, uten å stresse. Du trenger en slik person ved din side.
Det er selvfølgelig en rekke andre viktige jobber og roller når man planlegger et arrangement. Men har du disse 5 rollene klare, så er du langt på vei.
Lykke til!