Hva slags system for håndtering og påmelding av deltakere bruker dere? Kanskje har dere et system dere har utviklet selv, og som dere i flere år har investert massevis av tid og penger i for å holde ved like. Men likevel kunne dere ønske at systemet fungerte bedre.
Noen ganger kan enkle og raske små tilpasninger fikse biffen. Andre ganger er det ganske enkelt en generell oppdatering av systemet som skal til. Men av og til må hele systemet rett og slett fornyes.
Her er fire tegn som bør få varsellampene til å lyse om at det er på høy tid å bytte ut påmeldingssystemet.
1. Dere får ikke tilgang til nødvendige data
Kanskje får dere mange påmeldinger, men hvilken innsikt får dere egentlig om de påmeldte? Når melder de seg på, og hva er det som får dem til å gjøre det? Uten denne informasjonen er det vanskelig å vite om du faktisk får så mange påmeldte som du burde. Og får du samlet inn all relevant informasjon du trenger, på en måte som gjør at du enkelt kan bruke den videre?
Kanskje fungerer påmeldingssystemet helt greit, men dersom det ikke gir deg masse deltakerdata – og data om dem som er i ferd med å melde seg på – da er det på tide å utvide horisonten. Dere vil ikke klare å vokse eller holde tritt med konkurrerende arrangementer uten å bruke et system som innhenter all denne dataen, med noen få tastetrykk.
2. Manglende integrasjon/API
Hvis systemet dere bruker, er lite tilpasningsdyktig og ikke lenger er kompatibelt med andre tekniske løsninger, da er det nok på tide å vurdere en en oppgradering.
Selv om dere kanskje ikke har behov for skreddersydde løsninger eller integrasjoner nå, vil dette behovet garantert dukke opp i fremtiden. Et påmeldingssystem med innebygd avansert og detaljert API kan tilpasses og kobles opp mot de fleste moderne CRM- og økonomisystemer. På sikt vil dette spare dere mye tid og arbeid på videreutvikling, nødvendig vedlikehold og oppdateringer. Har du tenkt over hvor mange ganger du sitter og taster inn samme informasjonen om deltakerne før det ligger riktig lagret i kundeoppfølgingssystemet?
3. Konverteringen går ned
Det kan være flere årsaker til at konverteringsraten på påmeldingssiden – det vil si prosentandelen besøkende som faktisk fullfører registreringsprosessen – går ned. Men det er ingenting som virker mer negativt inn på konverteringen enn et påmeldingssystem som ikke fungerer optimalt.
Hvert ekstra steg (eller kompliserte punkt) i påmeldingsprosessen koster deg deltakere og får konverteringen til å synke med opptil ti prosent. Dersom ditt internt utviklede system krever at man må opprette konto, fylle ut masse skjemaer (der du må svare på noe som ikke er relevant i det hele tatt, bare for å komme videre i skjemaet), eller at det ikke er mobilvennlig, da er det utvilsomt modent for å fornyes.
4. Systemet “kneler” støtt og stadig
Det mest opplagte tegnet på at det er på tide med en oppgradering, er at systemet titt og ofte kneler. I dag er det helt nødvendig med et system som er oppdatert, som gir deg dataene du trenger, og som er tilpasset mobile enheter. Men det er naturligvis aller viktigst at det faktisk fungerer.
Og dessuten at det fungerer bra nok til at dere ikke må bruke altfor mye tid og penger på hele tiden å måtte holde internsystemet gående på et vis. Hvis så er tilfelle, er det på høy tid å bytte det ut med et som er moderne og brukervennlig.
“Men vil ikke det å skulle bytte til et nytt påmeldingssystem bety ekstra timer og sene kvelder på våre ansatte?” tenker du kanskje. Neida, en god leverandør har erfarne fagfolk som sørger for å tilpasse systemet til deres ønsker og behov, slik at dere bare kan sette i gang med bruken – enten dere har en større IT-avdeling eller ikke.
Les også: Hvordan velge riktig påmeldingssystem
Konklusjon
Å velge et påmeldingssystem som er fleksibelt nok til å dekke akkurat din bedrift sine arrangementsbehov, er alfa og omega for å lykkes over tid. Jo mindre tid du må bruke på å vedlikeholde et påmeldingssystem, desto mer kan du fokusere på å få flere deltakere og bedre arrangementer.
Kanskje sliter dere med å samle inn kundedata eller å konvertere besøkende på nettsiden til påmeldte. Eller kanskje dere konstant må drive og fikse “bugs’ i systemet dere bruker i dag. Uansett – tenk grundig igjennom hva dere må ha fra et påmeldingssystem i årene fremover.
Ved å velge et system som er utviklet av spesialister på området, får du mye mer gjennomtenkte funksjoner, basert på siste oppdaterte teknologi. Og sist men ikke minst, dere slipper selv å holde tritt med den krevende og raskt skiftende utviklingen innen teknologi. Det må da din nye leverandør ta ansvaret for.
