Deltakerne dine har ulike behov både før, under og etter et arrangement, som de tar for gitt at du som arrangør skal ta deg av. Dette er én av dine viktigste oppgaver – vi gir deg 4 grunner til hvorfor du bør dele deltakerne inn i kategorier.
Det er ikke til å legge skjul på at det å arrangere et event kan være krevende. Store arrangementer har mange deltakere og ulike behov skal tas hånd om. Deltakerne dine forventer gjerne mye av deg som arrangør – ikke minst at de fra første stund føler seg sett.
For best mulig å ta vare på deltakernes ulike behov (og dine behov om informasjon), oppfordrer vi deg som arrangør til å segmentere deltakerne dine, og dele dem inn i ulike kategorier allerede når de registrerer seg. Denne muligheten finnes i de fleste moderne påmeldingssystemer.
4 grunner til hvorfor du bør dele deltakerne inn i kategorier:
1.Tilpasse innholdet ved registrering og kommunikasjon før, under og etter arrangementet
Ved å dele deltakerne opp i ulike kategorier er det mye enklere å samle inn relevant informasjon. Det er også enklere å kommunisere relevant informasjon til ulike grupper både før, under og etter arrangementet.
2. Får deltakerne til å føle seg mer spesielle og bedre ivaretatt
Ved å dele deltakerne inn i ulike kategorier kan du enklere tilpasse selve programmet med parallelle sesjoner og eventuelt gruppearbeid. Dette gjør at deltakerne får mer tilpasset informasjon og føler at programmet er mer relevant for dem.
Ved å ta i bruk et litt avansert påmeldingssystem kan du også sørge for at henvendelser og spørsmål fra deltakerne før arrangementet blir fordelt til forhåndsdefinerte fagpersoner.På denne måten får de et mer tilpasset svar enn hvis samme person skal svare på alt.
3. Tilpasse priser og hotell/transport
-
Skal noen grupper betale og noen ikke?
-
Kanskje er det gratis for egne ansatte/foredragsholdere mens øvrige deltakere skal betale?
-
Kanskje vil du styre hvilket hotell noen prefererte kunder/deltakere skal bo på eller oppgradere noen?
-
Eller du vil sette opp buss fra flyplassen, dersom mange kommer med samme fly?
Alt dette kan tilpasses i et litt avansert event management-system og gjøres allerede ved påmelding.
4. Gjør større arrangementer lettere å håndtere
Du kan enklere tilpasse saler/grupperom når du har full oversikt over hva som skal foregå i plenum og hva som skal foregå i mindre, oppdelte grupper.
Teknisk utstyr er lettere å planlegge når du har gruppeinndeling og antall i forkant. Dersom det skal deles ut produkter underveis er det enklere å planlegge dette og tilpasse innholdet i en “goodiebag” eller annet. (kilde)
Mindre og ferdig oppdelte grupper er alltid enklere å håndtere enn en stor gruppe. Spar deg selv for mye ekstra arbeid og gi deltakerne en bedre opplevelse ved å dele dem opp i ulike kategorier allerede ved registrering.
Les også: Bruker du mye tid og manuelt arbeid på å håndtere deltakerne dine?
