Når du planlegger et arrangement, ser du for deg store ting. Du forventer at alt skal gå etter planen, og at alle deltakerne skal få en hyggelig opplevelse.
Men selv når du tror og satser på at alt vil gå på skinner, vil det alltid være noe som dukker opp. Noe du må finne en løsning på der og da. Listen over alt som må på plass, er lang – da er det lett å bli fortapt i detaljer og miste av syne det store bildet.
Ved å unngå vanlige feil på planleggingsstadiet øker du sjansen for at arrangement blir vellykket, og det blir mindre risiko for at ting skjærer seg.
Unngå disse 5 feilene når du planlegger arrangementet:
1. Du venter for lenge med å begynne å planlegge
Jo raskere du får ting på stell, desto bedre. Går du i den fellen at du undervurderer planleggingstiden du trenger, ender du opp med å stresse rundt i siste liten for å finne lokale, hyre inn leverandører og promotere arrangementet.
Du bør sette i gang med planleggingen straks du får vite om at eventet skal arrangeres. Selv om du kanskje synes at du er litt tidlig ute, vil det lønne seg på sikt.
Profesjonelle eventplanleggere og leverandører starter planleggingen mange måneder i forveien. Er det mange deltakere, må det ofte bestilles plass opptil 1–2 år før arrangementet skal holdes.
2. Du styrer unna digitale verktøy
Det kan føles risikofylt å prøve ut nye måter å gjøre ting på, spesielt under tidspress. Å fortsette med de “gode gamle” Excel-arkene føles kanskje trygt, men hva om det finnes nye måter som kan redusere kostnader og spare deg for masse arbeid? Systemer som effektiviserer hele prosessen, samler alt på et sted, og som er enkle å sette seg inn i?
Ikke styr unna nye og innovative verktøy som faktisk kan gjøre livet ditt som eventplanlegger enklere.
3. Du undervurderer hvor mye plass som trengs
Før du booker lokale må du finne ut hva kapasiteten er. Hvis du føler at det blir i knappeste laget, bør du se etter et lokale med større kapasitet. Det er tross alt bedre å ha for god plass enn for lite. Men husk bare at et veldig stort lokale vil virke «glissent» hvis det blir for få deltakere.
Hvis du har planlagt godt, vet du hvor mange deltakere/gjester som er forventet å komme. Og da blir det lettere å vurdere hvor stort lokale dere har behov for.
Les mer: 6 overraskende utfordringer du støter på når arrangementet blir veldig stort.
4. Du prøver å gjøre alt selv
Det er du som har fått i oppgave å lose arrangementet trygt i havn, så kanskje føler du at alt bør ligge ene og alene på dine skuldre. Men faktum er at det ikke er tid nok til at du på egen hånd skal klare å rekke over alt som må gjøres.
Det finnes helt sikkert flere i bedriften din som gjerne trår til og hjelper deg med planleggingsarbeidet. Dessuten kan du ta kontakt med leverandører og få dem til å hjelpe deg med mange av de små detaljene.
Å be om hjelp til planleggingen er ikke ensbetydende med å gi fra seg kontrollen over prosessen. Det betyr bare at du får viet mer tid til de aller viktigste oppgavene.
Husk igjen at mange elektroniske løsninger håndterer godt mye av det som før ble gjort manuelt. Det er ingen grunn til å bruke masse tid på rutineting som kan automatiseres.
Les mer: 11 kjennetegn på en supereffektiv leder for eventmarkedsføringen.
5. Du tenker at innsjekkingen går av seg selv
Hvem trenger vel å tenke på innsjekkingen – den går seg vel til? Hvis du er av denne oppfatningen, bør du tenke deg om to ganger. En dårlig organisert innsjekkingsprosess kan fort føre til unødig stress og dårlig stemning rett før arrangementet begynner, noe som går ut over deltakeropplevelsen.
Ingen liker å måtte stå i lang kø for å registrere seg før arrangementet. Som arrangør bør du velge en effektiv innsjekkingsløsning til å ta seg av en av de viktigste sidene ved et arrangement. Med elektronisk innsjekk – ved bruk av QR-koder – vil du oppleve at registreringen går som en drøm.
Hold fokus og legg inn nok tid til å planlegge, så er mye gjort!
Når du ser nærmere på disse fem feilene mange ofte gjør når de planlegger et arrangement, vil du innse at det er lett å unngå dem. Clouet er å holde fokus og legge inn nok tid til å planlegge alle sider ved arrangementet.
