En av de vanskeligste delene av å planlegge et arrangement er å sette opp et riktig budsjett. Budsjettet skal tilfredsstille en rekke forskjellige behov, og det kan være en utfordring. Din sjef vil gjerne at du bruker så lite som mulig, teamet ditt vil gjerne ha mest mulig å bruke og til slutt skal deltakerne få en god opplevelse. Vi har satt sammen en liten guide til hvordan du kan sette opp et realitisk budsjett for ditt bedriftsarrangement.
Sett deg inn i hva som kreves
Budsjettet er det som hjelper deg med å styre arrangementet i riktig retning. Jo flere priser du har på forhånd, jo bedre. Bruk god tid på å sette deg inn i hvilke rammer du har, hvilke forventninger bedriften din har til arrangementet, samt hva tjenester og produkter faktisk koster. Unngå å kaste sammen et budsjett i lunsjpausen, det vil dessverre fort vise seg å ikke være realistisk. Den tiden du bruker på budsjettet vil du få igjen for ved at alle involverte har en klar oversikt over hva arrangementet vil koste og hvilket nivå underholdning og gjennomføring er lagt på.
Kutt kostnadene
Gå over både faste og variable utgifter, sjekk så hvor mye du kan spare ved å gjøre endringer eller kutte. Selv om det er fristende å være trofast mot leverandører, så kan det lønne seg å undersøke priser hos andre leverandører i tillegg. Husk at det er store prisforskjeller på tilnærmet like tjenester.
Les mer Hvordan velge riktig leverandører til ditt arrangement
Jevnlig oppfølging
For å sikre at budsjettet overholdes, eller evt. skaffe mer midler ved økte kostnader, er det viktig med løpende oppfølging. Skap en god rutine med å gå igjennom budsjettet hver måned eller hver gang en budsjettpost nærmer seg gjennomføring frem til arrangementsdatoen.
Still deg noen viktige spørsmål:
- Er vi der vi bør være i forhold til utgifter?
- Om nei, hvorfor ikke?
- Hva har kostet mer / mindre enn vi trodde?
- Er det noen nye utgifter?
- Er det noen nye områder vi kan kutte utgiftene?
- Hva må vi gjøre for å holde den kursen vi har satt oss?
Svarer du ordentlig på disse spørsmålene vil du kunne få mer kontroll og muligens litt roligere nerver.
Få hjelp!
Dette sier vi ofte, men det å planlegge et arrangement er mye å klare helt alene. Uavhengig om du arrangerer alt alene eller med et team, så er det lurt å få bistand til budsjett-biten. Du kan enten ta med deg økonomi-eksperter fra innad i firmaet ditt, eller du får hjelp av profesjonelle som har lang erfaring med priser og budsjetter for eventer. Det finnes også flere verktøy for budsjettering og som holder styr på utgifter kontra inntekter fra selve arrangementet.
Tips!
- Noen lokaler har spesifikke krav til f.eks mat, drikke, sikkerhet o.l. som kan føre til uventede kostnader. Husk å få en fullstendig estimert pris for leie av lokaler.
- Ikke glem å budsjettere eventuelle lønninger til ansatte. Sikkerhet, catering, servitører etc. skal også ha betalt.
- Og sett alltid av en liten sum for uforutsette utgifter!
Les også: Hvordan måler du om arrangementet ditt var vellykket eller ei?
