Som eventplanlegger og arrangør vet du at det å få nok påmeldte er helt avgjørende for hvor stort overskudd du sitter igjen med. Det du kanskje ikke er helt klar over, er at det er en del potensielle fallgruver som kan gå hardt ut over billettsalget/påmeldingen. Men disse kan du lett styre klar av.
Nedenfor lister vi opp tre vanlige feil arrangører gjør når de henger i for å få flest mulig påmeldte – og naturligvis viser vi deg hva du kan gjøre for å unngå feilene!
1. Du har feil prisstrategi
Så klart ønsker du fullt hus. Men hvis du setter arrangementsavgiften for lavt, spiller det ingen rolle om du får 100 % påmeldte – det blir dårlig fortjeneste. Og med en for høy avgift risikerer du glissent oppmøte og mange tomme seter. Så hvordan finner du den gylne middelvei for deltakerprisen?
Første skritt er å finne ut hva du har av faste og variable kostnader, og hvor mye du ønsker å sitte igjen med når alt er gjort opp. Dernest må du avklare hvor stor del av kostnadene som skal dekkes av deltakerinntektene.
Så tar du en titt bakover. Se på tidligere registrering/billettsalg opp imot pris og type avgift: Gikk billettene i den dyreste kategorien fort unna, eller først når de billige setene var blitt utsolgt? Måtte du legge ut rabatterte billetter de siste dagene inn mot eventet?
Denne analysen skal kunne gi deg en god pekepinn på hvilken type avgift/billetter som det antagelig vil gå mest av i år. Ut ifra dette kan du legge en prisstrategi for arrangementet. Hvis de rabatterte plassene fikk god respons sist gang, kan du vurdere å tilby enda flere i år. Hvis platinum-/VIP-billettene gikk kjapt unna, kan det være en idé å tilby flere av disse, eller til og med øke avgiften.
Early bird-tilbud bør så absolutt være en del av billettstrategien, altså at du tilbyr rabatt til dem som melder seg på tidlig. En early bird-strategi er med på å kickstarte billettsalget. Du kan også tilby grupperabatt eller lojalitetsrabatt (til medlemmer eller tidligere deltakere).
Ha alltid fullpris synlig ved siden av eventuell rabattert avgift, slik at potensielle deltakere er klar over hva de må betale dersom de ikke melder seg på innen kort tid. Dette har vist seg å gi flere et incentiv til å melde seg på her og nå.
2. Du tar ikke konkurrentene med i beregningen
Se det fra deltakerens ståsted. Spør deg selv om hvilke andre arrangementer du som potensiell deltaker kanskje ville ha dratt på i stedet for ditt eget. Er det noe større eller billigere event i nærheten, med større trekkplaster og mer blest rundt? Eller kanskje et lignende arrangement i en naboby? I så tilfelle kan det være lurt å se på hvilken avgift/pris de ligger på, og justere din deretter.
Hva med indirekte konkurranse? Er det noen stor sportsbegivenhet på samme dag som ditt event, for eksempel en finale? Pleier mange å dra på ferie/hytta/tur akkurat den helgen? Har målgruppen din det ofte ekstra travelt på jobb på denne tiden av året? Alt dette er faktorer som du bør ta med i betraktningen når du skal sette den riktige prisen på ditt arrangement.
Men det er ikke slik at du nødvendigvis må senke avgiften bare fordi det finnes konkurrerende arrangementer. Hvis ditt event gir deltakerne mer verdi enn andre – bedre beliggenhet, mer kjente foredragsholdere, sterkere omdømme – er en høyere pris absolutt innafor.
I mange tilfeller kan en relativt dyr avgift være et signal til målgruppen om at ditt event virkelig er verdt det. Å ha en arrangements-/konferanseavgift som er høyere enn konkurrentenes, kan føles risikabelt – med det kan vise dine potensielle deltakere at du ikke er noen lettvekter i event-landskapet. At du har et seriøst arrangement, som krever en seriøs investering.
3. Du kaster bort tid i den «rolige fasen»
Når det gjelder billettsalg og påmelding, er det gjerne to toppunkter: Når påmeldingen starter, og like før eventet. Arrangører har ofte et ekstra fokus på promotering og eventuelle kampanjer i disse to endene av påmeldingssyklusen. Men den rolige fasen i mellom trenger ikke å være rolig. Overser du denne fasen i registreringen, går du trolig glipp av en mulighet til å få flere påmeldte.
Løsningen er enkel: Legg inn et ekstra gir i promotiltakene mellom de to toppunktene. Sett av litt av markedsbudsjettet til bruk i denne rolige fasen og velg en kanal eller to – for eksempel sosiale medier, e-post eller betalt annonsering på nett – der du setter inn støtet. Med et profesjonelt påmeldingssystem får du analysetall som viser om du lykkes med å få fart på påmeldingen mellom de to toppunktene.
Unngår du å gjøre disse tre vanlige feilene, er sjansen stor for at du tiltrekker en god del flere deltakere til arrangementet ditt.
Les også: Slik får du flere deltakere på ditt neste arrangement
