Ethvert arrangement begynner med en lang liste med store og små oppgaver og ting som skal på plass. Det er mye å holde styr på – fra det mer overordnede som målsetning og konsept til program, underholdning og booking av lokale, mat og overnatting.
Med så mange ting som skal strykes av listen, hender det at det store bildet kommer i skyggen av alle de forefallende oppgavene som må prioriteres.
Å ta kontakt med arrangementsstedet og stille viktige spørsmål på forhånd kan utgjøre forskjellen mellom et bra og et fantastisk event. Det kan gi deg og ditt eventteam ideer dere ikke har tenkt på – unike løsninger som bidrar til å skape et minneverdig arrangement.
Her er 3 viktige spørsmål du bør stille til arrangementsstedet / kurs og konferanseavdelingen for å sikre et mest mulig vellykket arrangement:
1. Hvordan kan dere hjelpe meg å oppnå målsetningen med arrangementet?
Gode arrangementer begynner med et tydelig uttalt mål. Kanskje dere skal sparke i gang en ny sesong med en markering de ansatte sent vil glemme. Kanskje dere skal introdusere et nytt prosjekt eller lansere et nytt produkt. Eller kanskje målet er å gi deltakerne en innføring i de siste bransjetrendene eller ny forskning/teknologi innenfor et bestemt fagområde. Du vet akkurat hva målet med arrangementet er.
Men hva om arrangementsstedet ikke vet hva målet ditt er? Det kan være lett å glemme at kurs og konferanseavdelingen ikke vet hva akkurat din målsetning er, og hvilke kriterier du har til et vellykket event – med mindre du får det klart og tydelig frem.
Når du spør arrangementsavdelingen om hva de kan bidra med for at du skal oppnå målsetningen, åpner du for en litt annen type dialog. De har huset veldig mange arrangementer, så de har god peiling på hva som fungerer, og hva som ikke fungerer. Hør med dem om de har nye ideer eller forslag til hvordan du kan oppnå dine målsetninger.
Det er snakk om enkle spørsmål, egentlig. Men det kan gi deg helt nye perspektiver på ditt eget arrangement.
2. Hvordan skaper jeg mer samhold blant deltakerne?
Får du tidlig avklart hva målsetningen for arrangementet er, vil det bli lettere å se hva som skal til for at deltakerne knytter bånd med hverandre.
Hvis det er en messe, er kanskje det viktigste for deltakerne å nettverke og treffe så mange nye folk som mulig. Hvis det er et teambuilding event, er du kanskje ute etter å få deltakerne til å bli kjent med hverandre på et dypere og mer personlig plan.
Spør om mulighetene for å bli kjent med hverandre, og ikke bare om selve lokalet. Kanskje enkelte deler av eventet bør legges til et annet rom/lokale?
Arrangementsavdelingen kjenner møtestedet som sin egen bukselomme. De kan derfor gi deg gode tips om hvordan dere får best utbytte av lokalene med hensyn til å komme tettere innpå hverandre. Hvem vet – rommet med best utsikt over byen kan være rette plassen å ha en idédugnad, men det rommet var kanskje ikke det første du tenkte på, siden det ligger litt vel langt fra resten av arrangementet.
Legg frem dine ønsker og behov for de arrangementsansvarlige på konferanse-/møtestedet – det kan løfte eventet et par hakk og legge til rette for enda mer samhold blant deltakerne.
3. Finnes det teknologi som kan hjelpe meg?
Ved hjelp av den rette teknologien kan det bli mye lettere å skape samhold og oppnå målene med eventet. I samråd med arrangementsavdelingen kan du finne interessante eller uventede måter å bake teknologi inn i eventet på. Det vil kunne gi arrangementet en ekstra dimensjon og engasjere deltakerne i mye større grad.
Kanskje er hovedtanken bak eventet ditt å skape samhørighet og motivere til teamarbeid blant medarbeidere, kunder eller samarbeidspartnere. Da kan for eksempel kreativ lyssetting være en måte å skape en innbydende og livlig atmosfære på, som igjen kan skape minneverdige øyeblikk.
Eller kanskje nettverking står øverst på agendaen. Da kan bruk av interaktive touchskjermer og «gamifisering» – for eksempel quizer og konkurranser – i pausene gjøre det lettere for deltakerne å komme i dialog med hverandre. Å benytte seg av spill- eller konkurranseelementer for å berike deltakeropplevelsen, er en trend som er på full fart inn i eventverdenen.
Hvis målet med arrangementet er å opplyse folk, kan det være lurt å bruke eventappen til å kjøre live avstemninger på storskjerm og ha spørsmål fra sal til scene. Å involvere deltakerne via eventappen gir grobunn for engasjement og samhold.
Teknologi kan bakes inn i et arrangement på veldig mange måter. Derfor er det lurt å ta en prat med kurs og konferanseavdelingen, for å høre hva de kan varte opp med av løsninger.
LES OGSÅ: 10 grunner til å bruke et event management system når du skal arrangere et møte med mange deltakere
Lettere å planlegge arrangementet
Eventplanleggere har en lang liste over gjøremål og mange avgjørelser og prioriteringer å forholde seg til i forkant av arrangementet. Men iblant er det viktig å legge fra seg listen og se på det store bildet.
Få kurs og konferanseavdelingen med på laget. De er like oppsatt som du er på at arrangementet blir vellykket og når målsetningen. Stiller du de rette spørsmålene, vil dere sammen kunne finne unike løsninger og uventede ideer som tar eventet til nye høyder. Gode spørsmål i forkant og et fruktbart samarbeid gjør det dessuten mye enklere å planlegge ditt arrangement.
Lykke til!
