En av dine hovedoppgaver når du skal arrangere, er å nå målene som er satt for arrangementet. Et godt påmeldingssystem vil kunne gi deg verktøy som BÅDE gjør det enklere å arrangere OG gjør det enklere å måle om målene ble nådd.
Et profesjonelt, nettbasert påmeldingssystem inneholder en rekke funksjoner som gjør at du sparer kostnader, ressurser og tid når du skal administrere store og små arrangementer.
Ikke minst gir et godt påmeldingssystem deg klarhet i alle dataene som et arrangement genererer. Dermed får du innsikten du som arrangør behøver for a) å se om målene ble nådd på dette arrangementet, og b) for å få bedre mulighet til å lykkes enda bedre neste gang.
Her er tre av modulene i et godt nettbasert påmeldingssystem som gir deg et nyttig og lærerikt datagrunnlag når du skal gjennomføre arrangementer og møter med mange deltakere:
1. Rapportgenerator – gir deg full kontroll
Et godt nettbasert påmeldingssystem har en rapportgenerator som gir løpende oppdatert informasjon, og som gir deg så mange skreddersydde rapporter om arrangementet som du ønsker. Dermed er du som arrangør til enhver tid fullt oppdatert, og du har 100 % kontroll på alt av relevant informasjon og nødvendige data om arrangementet og deltakerne.
De mest brukte rapportene er deltakerliste, økonomirapport og aktivitetsrapport.
Dataene vises i et lettforståelig format, og med et tastetrykk kan rapportene overføres til Excel.
De fleste moderne påmeldingssystemer tilbyr også en brukerapp, slik at du som bruker får tilgang til all relevant informasjon også når du er på farten.
2. Evalueringsmodul – for lærerike tilbakemeldinger
Som arrangementsplanlegger og arrangør må du ha fingeren på hver eneste del av arrangementet. I etterkant bør du ha klart for deg hvilke deler dere lyktes med, og hvilke som må tas tak i neste gang dere skal arrangere.
Å få gode tilbakemeldinger fra deltakere er veldig moro, men det er ikke alltid at det er da du lærer mest. Innimellom blir tilbakemeldingene fra deltakerne ikke fullt så gode, og disse kan være gull verdt som lærdom for å gjennomføre et enda bedre arrangement neste gang.
Derfor er det viktig å bruke et system som gjør det enkelt å samle tilbakemeldinger fra deltakerne i etterkant. Deltakernes meninger og synspunkter gir deg en nyttig pekepinn på hvilke grep du må ta for å forbedre dine arrangementer.
Et profesjonelt påmeldingssystem har en effektiv funksjon for å gjennomføre evalueringer, slik at du kan analysere tilbakemeldinger og gjennomføre tiltak for dine neste aktiviteter. Allerede i planleggingsfasen kan du sette opp evalueringsskjemaet, slik at du enkelt kan se om målene dine faktisk ble nådd.
3. QR-innsjekk (digital innsjekk) – gir deg full oversikt over alle deltakerne
QR-innsjekk (digital innsjekk) gir deg som arrangør full oversikt over alle oppmøtte, slik at du kan formidle dette til hotellet, restauranten eller andre samarbeidspartnere. Deltakerstatus (møtt / ikke møtt) blir registrert umiddelbart.
QR-innsjekk kan imidlertid brukes til mer enn bare én eneste innsjekk. Går arrangementet over flere dager, kan du skanne deltakerne inn flere ganger. For deg som arrangør er dette en stor fordel, fordi du får en fullstendig rapport over antall registrerte deltakere hver dag.
Med QR-innsjekk kan du lage en egen liste over alle deltakerne som har besøkt akkurat din stand. Dette er veldig praktisk på for eksempel messer og seminarer, fordi du i etterkant enkelt kan kontakte de besøkende for å sende relevante tilbud eller komme i dialog.
Når du i etterkant har full oversikt over hvem som deltok, og hvem som ikke møtte, treffer du bedre når du sender ut evaluering etter arrangementet. Ingen liker å få e-post om noe de ikke deltok på.
Les også: Hvordan velge riktig påmeldingssystem (det viktigste kriteriet er ikke det du tror)
Datadrevet arrangementsarbeid = bedre avkastning
Et nettbasert påmeldingssystem rikt på funksjonalitet kvalitetssikrer alle ledd. Det får tidkrevende oppgaver som invitasjoner, registrering, kommunikasjon og evaluering av arrangementet til å gå lekende lett. Og i et vell av deltakerdata gir det deg oversikt og innsikt – som du får benyttet til å lage arrangementer som gir enda bedre deltakeropplevelse, og enda bedre avkastning.
Om du vil vite mer om hvordan et nettbasert påmeldingssystem fungerer, ta kontakt med oss og prøv Proviso-systemet kostnadsfritt i 30 dager.
