Vi står midt i den nye normalen som alle snakket om under pandemien. I arrangementsmarkedet har mye endret seg fra før 2020, og dermed har kravene til en god arrangementsplanlegger også endret seg.
Hvilke egenskaper må du ha om du fremover skal lykkes med å lage arrangementer som er enda mer engasjerende og involverende, enda mer lærerike og enda mer bærekraftige?
Du må ha følgende nøkkelferdigheter og -egenskaper
1. Du er god med mennesker
I bunn og grunn dreier arrangementsplanlegging seg om menneskene som er involvert. Uansett om du skal lage et fysisk, digitalt eller hybrid arrangement, er det avgjørende at du som arrangør har gode mellommenneskelige evner.
2. Du er god på digitale systemer
Teknologi er blitt en sentral del av ethvert arrangement, selv når alle deltakere er fysisk til stede. Flere og flere arrangører benytter digitale støtteverktøy som påmeldingssystem og eventapp.
Dette betyr ikke at du må være en IT-ekspert, langt ifra. Men for å lykkes med å skape deltakeropplevelser som skiller seg ut, må du være (eller du må bli) komfortabel med å bruke digitale systemer både før, underveis i og etter arrangementet.
Husk bare at teknologi ikke skal brukes for teknologiens skyld, men for å skape bedre deltakeropplevelser.
3. Du er i stand til å ta føringen
Som arrangementsplanlegger må du være villig til å “ta tøylene” når som helst. Selvsagt kan du delegere ansvar og oppgaver til medarbeidere internt. Men dersom noe skjærer seg eller ting ikke går etter planen (det dukker alltid opp noe uforutsett!), må du være parat til å steppe inn og gjøre det som skal til for å ordne opp i det.
4. Du er god til å samarbeide
En god arrangementsplanlegger vet at et arrangement sjelden blir vellykket om det baserer seg på innsatsen og innspillene fra kun én person. I hvert fall er det mye vanskeligere og mer tidkrevende å få det til.
Som arrangementsplanlegger må du være åpen for feedback og tilbakemeldinger fra de du samarbeider med om å lage arrangementet (både internt og eksternt). Denne egenskapen henger tett sammen med det første punktet; å være god med mennesker.
5. Du klarer å ha mange baller i luften samtidig
Planlegging av arrangementer med mange deltakere er en krevende oppgave. Mye skal på plass, masse informasjon må innhentes, og du har en drøss med detaljer å holde styr på.
For å holde planleggingen på rett spor helt til mål må du klare å sjonglere informasjon om mye ulike ting samtidig. Dette kan være alt fra informasjon om hotell, smittevern, transport og matservering til saloppsett, faglig innhold, markedsføring, etc.
6. Du klarer å holde hodet kaldt når det koker
Uansett hvor god oversikt og kontroll du har underveis i planleggingen og gjennomføringen, vil det alltid kunne oppstå noe uforutsett mens arrangementet pågår. Lyd eller bilde streiker, en foredragsholder blir sittende fast i trafikken, eller mange andre ting som kan gå galt.
Når sånt oppstår, må du holde hodet kaldt. Tendenser til panikk gjør bare en dårlig situasjon enda verre.
Les også: Tror du et påmeldingssystem er for dyrt?
7. Du brenner for jobben din
Rollen som arrangementsplanlegger innebærer både oppturer og nedturer. Enkelte dager er du så sliten at det er vanskelig å holde seg motivert. Men har du lidenskapen i bunn og brenner for det du holder på med, vil du alltid klare å komme deg over kneiken av stress og utmattelse og gønne på videre mot målet: et arrangement som er så vellykket som mulig.
8. Du takler konstruktiv kritikk
Ingen er helt perfekt i jobben sin, ikke i noen bransje. Alle har forbedringspotensial, men det er ikke alltid like enkelt å vurdere egne prestasjoner.
Derfor er det verdifullt med konstruktive tilbakemeldinger fra medarbeidere, samarbeidspartnere og andre som er involvert i prosjektet. En god arrangementsplanlegger klarer å ta til seg feedback (god eller dårlig), og han eller hun bruker det til å gjøre jobben sin enda bedre.
9. Du håndterer vanskelige samtaler godt
Noen ganger må du ta den vanskelig samtalen, enten du er nødt til å gi konstruktiv kritikk til en medarbeider internt eller avslutte et samarbeid med en leverandør.
Som arrangementsplanlegger må du klare å håndtere slike situasjoner på en god måte. Til syvende og sist er det du som har hovedansvaret for at arrangementet blir en god opplevelse for alle involverte parter. Derfor vil rollen din iblant kreve at du tar avgjørelser som er vanskelige og kan medføre sure miner.
10. Du er tilpasningsdyktig
Tilpasningsdyktighet går hånd i hånd med evnen til å holde hodet kaldt i pressede situasjoner.
Noen ganger er det ikke mulig å gjennomføre arrangementet akkurat slik du hadde sett for deg. Da kan det bli nødvendig å gjøre endringer i siste liten, eller du må forkaste hele planen og gjøre det på en helt annen måte.
11. Du er detaljfokusert
Ethvert arrangement består av enormt mange detaljer som må holdes styr på. Derfor må du være detaljorientert fra dag én i planleggingen. Jo mindre som overlates til tilfeldighetene underveis i forberedelsene, desto mer kontroll og oversikt har du underveis i selve arrangementet.
12. Du har orden på ting (og bruker gode systemer)
Det er ikke bare du selv som må ha ting på stell, men hele teamet ditt. Når noen lurer på noe eller har spørsmål, må de vite nøyaktig hvem de skal henvende seg til. Det samme gjelder henvendelser fra deltakere; disse må komme frem til riktig person hos dere, slik at deltakeren raskt får svar på det de lurer på. Dessuten bør dere ha alt samlet på ett sted, slik at ingen trenger å kaste bort dyrebar tid på å lete etter informasjon.
13. Du klarer å delegere oppgaver
Enkelte som jobber med arrangement, foretrekker å gjøre alt selv og sliter med å gi slipp på kontrollen. Denne fremgangsmåten er imidlertid risikabel når man skal avholde et arrangement med mange deltakere. Da må du klare å lite på at medarbeiderne dine får gjort oppgaver på en god måte.
Det kan ta tid å bli god på å delegere, men det er en avgjørende egenskap å ha som arrangementsplanlegger.
14. Du bruker tiden effektivt
Evnen til å styre tiden sin godt er en av de viktigste egenskapene en god arrangementsplanlegger må ha, spesielt hvis du sitter mer eller mindre alene med alt det praktiske. Du har ikke tid til å kaste bort tiden på å holde styr på alt, men det er akkurat det som skjer dersom du ikke har et godt system på plass for å gjøre ting enklere og mer effektivt.
God prosjektstyring kombinert med gode digitale hjelpemidler for deltakerhåndtering er oppskriften på å lykkes når du planlegger arrangement.
15. Du prøver alltid å bli bedre
Du vil aldri klare å gjøre alt helt perfekt, men det er jo lov å prøve …! Ha som ambisjon å gjøre hvert nye arrangement så vellykket som overhodet mulig, og i alle fall bedre enn det forrige. På denne måten har du større sjanse for å lykkes med arrangementet, selv om ikke absolutt alt går etter planen.
Kort oppsummert
Skal du i 2023 og fremover klare å lage arrangementer som huskes, må du skape deltakeropplevelser som overgår det folk er blitt vant til etter lang tid med digitale møteplattformer og profesjonell strømming.
En forutsetning for å klare det er at du har de grunnleggende egenskapene og ferdighetene som trengs for å gjøre arrangementene dine så gode at de skiller seg ut i mengden.
De fleste av de 15 nøkkelegenskapene vi har listet opp, er medfødt og en naturlig del av arrangementsplanleggere som er på rett hylle i livet. Men selv om du ikke har alle disse egenskapene per i dag, så kommer du langt på vei med ukuelig innsats og viljen til å lære.
