Å forberede et arrangement er krevende, uavhengig av om du har lang erfaring med å lage arrangementer, eller om du så vidt har prøvd deg som arrangementsplanlegger. Tiden strekker sjelden til, og midt oppi planleggingen av arrangementet skjer det ALLTID uforutsette ting.
Derfor er det gull verdt å finne måter man kan bli mer effektiv og mindre stresset på, slik at man klarer å fokusere på det som virkelig gjelder: å lage et best mulig arrangement.
I dette innlegget får du 11 gode tips til å ha full kontroll og spare tid når du planlegger ditt neste arrangement.
1. Vær ute i god tid
Mange undervurderer hvor mye tid som går med til å lage et arrangement, og de setter for sent i gang med planleggingen. Dermed ender de opp med å stresse rundt i siste liten for å booke det rette lokalet, promotere arrangementet, hyre inn leverandører og kommunisere med de påmeldte.
Start planleggingen tidlig, og del gjerne opp planleggingsperioden i faser, med milepæler for hver fase. Når du jobber mot én milepæl om gangen, kan du og ditt team ha fullt fokus og høyest mulig effektivitet i planleggingsarbeidet.
2. Sett opp et budsjett
Budsjettet er det som hjelper deg med å styre arrangementet i riktig retning. Bruk god tid på å sette deg inn i hvilke rammer du har, hvilke forventninger bedriften din har til arrangementet, samt hva tjenester og produkter faktisk koster.
Tiden du bruker på budsjettet, vil du få igjen for ved at alle involverte har en klar oversikt over hva arrangementet vil koste, og hvilket nivå underholdning og gjennomføring er lagt på. Det bidrar til å holde stresshormonene i sjakk!
3. Vær tidlig ute med å bestille lokale
Arrangementsstedet kan være utslagsgivende for stressnivået ditt. Mange venter for lenge med å bestille dette, og ender derfor opp med å gå glipp av drømmelokalet fordi det viser seg at det er opptatt akkurat når de skal ha arrangement. Dermed stresser de for å finne et tilsvarende lokale, og kaster bort mye unødig tid.
Dessuten betaler mange bedrifter store summer i no-show, fordi de ikke klarer å følge med på avbestillingsfristene for hotellene. Denne jobben kan du faktisk få gjort kostnadsfritt for deg, det vil si at en profesjonell leverandør finner en del passende steder, forhandler best mulig pris, bestiller og passer alle frister for avbestilling/reduksjon, etc.
4. Ha en plan B
Har du lest bloggartikkelen om arrangementet der absolutt alt gikk som planlagt? Ikke vi heller. Uansett hvor godt man planlegger, vil det alltid kunne skje noe uforutsett – spesielt når arrangementet strekker seg over flere dager og involverer mye logistikk.
Si at en buss er en halvtime forsinket klokken halv tre på natten, og så står deltakerne der og fryser i kulden. Da må man ha en reserveløsning klar, fordi du må sørge for at det aldri går ut over deltakerne hvis leverandører ikke overholder tidsfrister.
Les også: Dette er de største utfordringene profesjonelle arrangører møter på
5. Ha en liste med gjøremål som kun tar fem minutter
Du har noen minutter til overs, og på autopilot drar du frem mobilen og sjekker innboksen, Facebook eller Instagram. Vips, så har minuttene flydd av gårde.
Men hva om du hadde en oversikt over andre ting du heller kan gjøre når det oppstår en liten tidslomme i arbeidsdagen?
6. Gjør det enkelt å melde seg på og ta imot betalingen
Registreringen utgjør deltakernes aller første møte med ditt arrangement og brand. En uryddig eller utdatert påmeldingsprosess kan i verste fall få potensielle deltakere til å falle av før de registrerer seg.
Med et godt digitalt system for påmelding og håndtering av deltakere kan du bygge opp et påmeldingsskjema (registreringsskjema). Dette kan du enten ha med i en invitasjon og sende som e-post eller SMS til potensielle deltakere, og/eller du kan publisere det som en lenke på nettet, på sosiale medier eller andre steder.
I tillegg bør du velge en enkel og pålitelig måte å ta imot betalingen på. Et godt påmeldingssystem skal ha en betalingsløsning som gjør at du kan bestemme hvordan du vil at deltakerne skal betale, og om de skal betale med én gang eller på et senere angitt tidspunkt.
7. Få hjelp av deltakerne til å promotere arrangementet
Det fine med sosiale medier er at det tar hånd om markedsføringen for deg, dersom du legger til rette for det. Bruker du sosiale medier riktig, har du større mulighet for å lykkes med å nå ut til deltakerne, mobilisere dem og skape engasjement rundt arrangementet.
Sosiale medier er en god plattform for å promotere ditt arrangement, men det er ikke nok å bare “være” der. Du må være konsekvent og tydelig i kommunikasjonen, publisere innhold regelmessig, skrive kort og enkelt og bruke den aktuelle plattformen på rett måte.
Uansett om du går for livestreaming på Facebook, vakre bilder på Instagram eller samtaler på Twitter, så bør du opprette én til to relevante hashtags for arrangementet. De bidrar til at deltakerne kan starte diskusjoner i sosiale medier, og engasjere seg i arrangementet i forkant.
8. Ikke bruk tid på å taste inn samme informasjon flere ganger
Mange som planlegger arrangement, kaster bort mye dyrebar tid på å taste inn samme informasjonen om én og samme deltaker, igjen og igjen. I CRM-systemer, i påmeldingssystemer, deltakerlister, innsjekkssystemer, på hoteller, etc. Det ligger en drøss med viktige oppgaver i kø, så det har du ikke tid til!
Med gode systemer som snakker sammen, er slikt dobbeltarbeid og trippelarbeid faktisk helt unødvendig. Friske data blir tastet inn av deltaker selv og blir så sendt videre inn til CRM-systemet bedriften bruker. Slik får du bedre kvalitet på bedriftens data og sparer enda mer tid og arbeid.
9. Ha full kontroll og spar tid med gode rapporter underveis
Som arrangør må du til enhver tid være fullt oppdatert på alt av relevant informasjon og nødvendige data om arrangementet og deltakerne.
Med et profesjonelt påmeldingssystem vil du kunne få gode rapporter underveis, med fortløpende oppdatert informasjon etter hvert som deltakere melder seg på eller gjør endringer.
På et arrangement er det ofte mange andre involverte, som alle trenger informasjon om deltakerne. Med et profesjonelt påmeldingssystem kan du enkelt generere lenker til rapporter som du selv distribuerer til samarbeidspartnere og andre som behøver informasjon om deltakerne. Da har alle alltid samme informasjon og kan selv hente ut det som er viktig for dem å vite, enten det er navn på de som skal ha hotellrom, de som har gitt beskjed om matallergier, eller annen relevant informasjon.
Dermed slipper du å bruke tid på selv å holde alle disse partene oppdatert på det de trenger å vite.
10. Send ut evalueringer i etterkant
Som arrangør må du ha fingeren på hver eneste del av arrangementet, fra A til Å. I etterkant bør du ha klart for deg hvilke deler dere lyktes med, og hvilke som må tas tak i med én gang for at neste arrangement skal bli enda bedre.
Derfor er det viktig å bruke et system som gjør det enkelt å samle tilbakemeldinger fra deltakerne rett etter at arrangementet er over, mens deltakerne ennå har det hele friskt i minne.
Deltakernes meninger og synspunkter gjør deg til en enda mer effektiv arrangør, i og med at du kan fokusere på de delene av arrangementet som gir best ROI neste gang.
11. Bruk gode digitale verktøy
Tiden er knapp og oppgavene mange når man planlegger arrangement. Alt som kan frigjøre ressurser og gi detaljkontroll og oversikt, er gull verdt. Derfor velger flere og flere arrangører å investere i gode digitale systemer som forenkler planleggingen av arrangementet, i alle ledd.
Med et system der du har alt av informasjon oversiktlig lagret, blir du ikke avhengig av noen for å finne/samle infoen du trenger for ditt kommende arrangement. Når alt er lagret på ett sted, blir det dessuten lettere å involvere andre i prosessen.
Vi håper at disse tipsene hjelper deg med å få mindre stress og mer gjort når du skal lage ditt neste arrangement. Stå på, pust med magen, og lykke til!
