10 grunner til å bruke et event management system når du skal arrangere et møte med mange deltakere

Du har fått oppgaven med å planlegge, markedsføre og gjennomføre et arrangement for din bedrift. Kanskje er det en konferanse eller et seminar, eller en sommerfest eller et julebord. Det er uansett mange baller å holde i luften samtidig.

Å planlegge et arrangement kan være en real utfordring hvis du ikke helt vet hvor du skal begynne. Sannsynligvis er ikke det å arrangere eventer engang din primæroppgave, og du merker at det stjeler tid fra det som egentlig er dine arbeidsoppgaver.

Du må promotere arrangementet, håndtere deltakerne og all kommunikasjonen med dem. For ikke å snakke om alle de uforutsette endringene som skjer underveis.

Du skjønner fort at du må starte fra bunnen av og få oversikt over alle detaljene. Men hvordan skal du innhente all informasjonen? Og hvem skal gjøre hva?

Å skulle holde stø kurs på et hav av detaljer kan sette grå hår i hodet på selv de mest velorganiserte blant oss. Så hvorfor la stresshormonene få herje fritt når du kan la ett eneste alt-i-ett-system gjøre arbeidet enklere og prosessene mer ryddige?

Med et event management system slipper du å jobbe manuelt med alt dette. Det gir deg alle funksjoner du behøver for å administrere både små og store møter eller arrangementer.

I denne artikkelen gir vi deg en oversikt over de viktigste grunnene til å bruke et event management system ved ditt arrangement:

1. Sparer deg for tid

Hvordan? Ved å samle all informasjon på ett sted. Du slipper å bruke ulike programmer, skjemaer og kommunikasjonskanaler til å håndtere påmeldinger, hotellbestillinger, betalinger, evalueringer og nettside. Alt finnes nemlig på ett sted, tilgjengelig for deg via internett, hvor enn du befinner deg.

Samtidig slipper du å stadig måtte rapportere til andre – nettopp fordi alt ligger tilgjengelig i systemet for de som måtte ønske å følge med på utviklingen.

2. Enklere å gjennomføre komplekse arrangementer

Med et event management system er det enkelt å opprette egne nettsider for arrangementet, hvor du kan markedsføre og informere og holde inviterte og påmeldte løpende oppdatert. Alt ligger lagret på nettet, og du slipper helt å involvere egen IT-avdeling.

Systemet har maler for invitasjoner, påmeldingsskjemaer og lignende – du trenger ikke å bruke tid på å lage dette selv.

På komplekse arrangementer trenger du gjerne en god del informasjon fra deltakerne. Så hvorfor ikke samle inn alt på én gang og ha alt på ett sted?

Dette kan være informasjon du får i påmeldingsskjemaet eller senere i prosessen, for eksempel romdeling på hotellet, hvilke foredrag deltakeren ønsker å være med på, flytider, sen ankomst, og så videre. Det blir dessuten enkelt å sende ut faktura per e-post eller å ta imot betaling med kredittkort i forkant.

3. Holder styr på teamet ditt

Et event management system gjør det lettere å involvere flere i prosessen. Er dere flere som jobber med samme event eller på samme avdeling, kan alle få tilgang og finne oppdatert informasjon selv. Det gir bedre flyt i samarbeidet og minsker risikoen for misforståelser og feilkommunikasjon.

Event-plattformen sørger for at alle får oppgaver å jobbe med, det blir gitt tydelige beskjeder, og jobben blir gjort uten unødvendige forsinkelser. Alt av oppdatert informasjon vises i systemet, og det er lett å holde oversikt over fremdriften.

Du slipper å måtte ha alt lagret manuelt på e-poster og diverse regneark. Hva gjør du nemlig hvis den som sitter på siste oppdatert informasjon, blir syk eller er borte rett før arrangementet?

4. Enkelt å melde seg på

Effektiv registrering er noe av det aller viktigste et godt event management system hjelper deg med.

Før et slikt system kom på markedet, var det gjerne Google Forms som ble brukt til påmeldingsskjema, spørreskjema og undersøkelser. Tilbakemeldingene ble så lagt inn i regneark, noe som var tidkrevende og ofte førte til feil. Det var vanskelig å sortere påmeldte og holde styr på alle detaljer.

I dag slipper du å gjøre alt dette administrative arbeidet manuelt. Prosessen blir mye mer oversiktlig, ingenting blir avglemt. All informasjonen du måtte trenge, finner du i systemet – tilgjengelig til alle tider. Det blir enkelt for alle som er involvert internt å se hva deres rolle er, og hva de skal gjøre.

Det vil alltid være viktig å samle så mye informasjon som mulig om deltakerne. Samtidig vil du at dette skal oppleves så smidig som mulig for dem du kommuniserer med. Med all informasjon samlet på ett sted går registreringsprosessen som smurt.

Alle nye aktiviteter kan enkelt og effektivt produseres fra egne maler, eller fra begynnelsen av. Du får en rekke funksjoner for å administrere deltakernes ulike behov på et detaljert nivå.

Alle henvendelser og spørsmål fra deltakerne blir lagret i databasen. Deltakerne kan enkelt sende inn sin henvendelse og definere hva den gjelder. Du kan dessuten filtrere din kommunikasjon til ulike grupperinger i deltakermassen.

5. Gir deg flere deltakere – med skreddersydde løsninger

Det er viktig at event management systemet har en god websidemodul, hvor du kan opprette kundetilpassede websider for å samle all informasjon på ett sted. Alt fra program til videosnutter og praktisk informasjon kan enkelt presenteres på websiden. Denne er førsteinntrykket de inviterte får av arrangementet, og den har mye å si for hvor mange som melder seg på.

Det som skiller gode event management systemer fra mindre gode, er hvor tilpasningsdyktig løsningen er. Et godt event management system har innebygd avansert og detaljert API, som kan tilpasses og kobles opp mot de fleste moderne CRM og økonomisystemer. Dermed vil dere kunne spare mye tid og arbeid på videreutvikling, nødvendig vedlikehold og oppdateringer.

6. Enkelt å kommunisere med deltakere før, under og etter arrangementet

Før, under og etter arrangementet er det mye praktisk deltakerhåndtering og mange viktige detaljer du må ha kontroll på:

Hvordan lager du profesjonelle invitasjoner?
Har du husket å legge inn all nødvendig informasjon om betaling, slik at deltakerne kan betale uten problemer?
Hvem skal svare på deltakerhenvendelser som kommer underveis?
Hvordan får du varslet alle deltakerne i god tid dersom tid og sted for arrangementet må endres?

Det er neimen ikke lett å huske på alt på egenhånd. Noen ganger kan det gå litt vel fort i svingene, spesielt dersom tiden ikke strekker til. Derfor behøver du et system som kan hjelpe deg. Et event management system blir din hjelpende hånd, slik at du slipper å ha esken med Paracet liggende ved siden av kaffekoppen.

Her er bare noe av det et slikt system kan hjelpe deg med:

Sette sammen profesjonelle invitasjoner som sendes ut via e-post
Opprette en egen nettside for eventet
Enkel deltakerpåmelding
God oversikt over deltakerlister
Enklere kommunikasjon – både utad til deltakerne og innad mot kollegaer og samarbeidspartnere
Enkel hotellbestilling for deltakere
Forenkle betalingsprosessen
Enkel innsjekk på arrangementet
Profesjonelle evalueringsskjemaer

Med andre ord vil et event management system enkelt kunne samle inn all relevant informasjon fra deltakerne, håndtere alle endringer underveis, samtidig som det gjør det enkelt å sende ut informasjon på SMS og e-post.

7. Lettere å engasjere deltakerne

Det at en person har meldt seg på, er ingen garanti for at han/hun blir en deltaker på arrangementet. Spesielt ikke når folk melder seg på via Facebook. Med funksjonen “interessert”, som potensielle deltakere kan benytte for å vise sin interesse, ligger det ingen forpliktelser. Du som arrangør kan lett bomme på hvor mange som faktisk kommer.

Clouet er å få de påmeldte begeistret og engasjert. Med et event management system får du en effektiv kommunikasjonsløsning, hvor du på e-post eller SMS kan sende informasjon, påminnelser, teasere, og så videre. Men husk å holde en rød tråd gjennom informasjonen om arrangementet og det som faktisk skal skje. Føler deltakerne dine at innholdet i teaseren ikke stemmer overens med innholdet i programmet, kan de fort miste interessen.

Innholdet må være attraktivt og “gi” deltakerne noe. Det er mange arrangementer å velge mellom, og folk har liten tid! Et event management system hjelper deg med å være klar og tydelig, kort og informativ, med et profesjonelt og positivt design.

8. Forenkler innsjekkingen – med QR-kode

Med en QR-innsjekkingsmodul kan du som arrangør droppe printede lister med navnene til deltakerne. Benytter du deg av QR-kode ved innsjekk, vil du fort oppleve at dette sparer både deg og deltakerne for mye tid og bekymringer. På denne måten får du hele tiden full oversikt over alle oppmøtte, slik at du eventuelt kan formidle dette til hotellet, restauranten eller andre samarbeidspartnere.

Systemet fungerer også offline – dermed trenger du ikke bekymre deg for dårlig internettilgang.

En QR-kode (Quick Response Code) er i praksis en slags strekkode, som kan minne litt om de vanlige strekkodene du finner på varer i butikken. QR-koden kan imidlertid inneholde mange typer informasjon. Som regel navn og kontaktinformasjon til deltakerne, men også betalingsinformasjon og ulike aktiviteter kan legges inn i selve koden.

Det er mange fordeler med et slikt innsjekk-system:

Du sparer mye tid og fremstår som profesjonell og bedre organisert
Sikrer flyten og logistikken
Får bedre oversikt og letter etterarbeidet
Får fornøyde og mindre stressede deltakere

9. Lettere å analysere og vurdere arrangementet i etterkant

Hurra! Arrangementet er i havn, og det ble en suksess. Men noen ganger skyldes ikke suksessen akkurat det du tror. Og det kan slå skjevt ut neste gang. Et event management system vil hjelpe deg med å vurdere hva som lyktes (eller mislyktes), slik at du får verdifulle innsikter du kan bruke til for eksempel å kutte kostnader, unngå feil og forsterke gode resultater ved neste lignende arrangement.

Et event management system kan gi deg data og informasjon som gjør det enkelt å se om bedriften har nådd målene som var satt på forhånd. I tillegg vil alt av tilbakemeldinger og evalueringer samles i systemet, slik at du lettere kan dra nytte av dette. Du slipper å måtte gjette deg frem.

10. Sist men ikke minst: Du kan kopiere suksessen

Tenk om du kunne slippe å starte fra scratch for hvert nytt arrangement du skal gå i gang med. Med et event management system kan du spare mye jobb og tid ved å «kopiere» suksessen fra sist, med fiks ferdig struktur og lagrede workflows og oppsett. Når planleggingen og administrasjon er strømlinjeformet, blir det lettere å involvere andre i prosessen.

Har du mange like møter, kan du enkelt hente frem malene du har laget, og redigere dem med ny dato og agenda.

Det er med andre ord mange ting et event management system kan hjelpe deg med, slik at du sparer både verdifull tid og arbeid når du planlegger og gjennomfører et arrangement. Det effektiviserer prosessen samtidig som det leder til et bedre resultat. Kort sagt: kvalitetssikring av alle ledd.