Deltakerne er selve hjertet i ethvert arrangement.
Når vi planlegger et event, bør vi hele tiden ha deltakerne for øye. Hvert eneste valg vi gjør, bør vi har tenkt nøye gjennom i et deltakerperspektiv. Vi gjør vårt beste for å begeistre og overgå forventninger på alle mulige vis – og uten deltakerne hadde vi jo ikke hatt denne jobben!
Når dagen for arrangementet endelig er her, kan deltakerne nærmest føles som en del av familien. Og som i enhver familie er det en god miks av ulike personligheter og væremåter.
Her er 10 av de vanligste personlighetene man finner på ethvert arrangement:
Den hyperaktive er superorganisert. Han har 10 ulike dingser med seg og alt av papirer klappet og klart ved innsjekk. Han har pugget programmet og gjort seg kjent med lokalet på forhånd, så han vet nøyaktig hvor han skal.
Han kommer alltid 10 minutter før tiden, setter seg på første rad med notatblokka eller nettbrettet og sluker hvert ord. Han lytter andektig under Q&A, og griper første mulighet til å snakke direkte med hovedtaleren eller foredragsholderen etterpå. Han prøver å få med seg så mye som mulig og går runden gjennom utstillingshallen tre ganger for å forsikre seg om at han ikke går glipp av en eneste ting.
Du kan regne med å ha ham i synsfeltet fra arrangementet åpner og helt til det avrundes.
Hun tar seg en kaffe og venter tålmodig på at det skal tynnes ut i innsjekkingskøen, mens hun kikker over dagsplanen. Hun tusler rundt omkring i lokalet mellom møtene og svirrer inn og ut av de ulike salene, som en sommerfugl, for å få en smakebit av alt som foregår. Hun er vennlig men bestemt.
Selv om hun kjenner mange av deltakerne, er hun tilbakeholden. Hun er ikke den som stresser rundt – hun er hele tiden rolig og avbalansert. Man kan ikke annet enn å like den uaffiserte. Vi vet aldri helt hva hun tenker på, men ingenting affiserer henne. Hun er alltid i godt humør.
Streberne er lett å kjenne igjen, selv før arrangementet begynner. De er aktive i sosiale medier og liker og kommenterer på alle innleggene dine. De vil så gjerne opp og frem, selv om det jo må noen snarveier til her og der.
På arrangementet fremstår de selvsikre og er opptatt av å mingle og knytte kontakter. De spør deg gjerne om hvor VIP-ene oppholder seg, og de griper mikrofonen så fort sjansen byr seg til å bade litt i rampelyset.
Denne typen deltaker kan virke småirriterende på en del eventplanleggere. Enkelte deltar på arrangementet ditt kun for å slippe å være et annet sted. Eventet er rett og slett et påskudd for å komme seg ut av kontoret. I deres øyne utgjør det et avbrekk fra de daglige arbeidsoppgavene. Men de viser som regel ingen interesse i arrangementet som sådan.
De henger rundt buffeen og i minglesonene … for seg selv. Det er ingen vits i å prøve å få kontakt, de tar ikke notis av det. Målet deres er å tilbringe så mye tid som mulig på arrangementet, slik at de har en unnskyldning for å slippe unna jobben.
Din innsats for å få deltakerne til å bli værende til arrangementet er slutt, preller av på Den likegyldige. De fordufter klokken 14, siden de mener de da har gjort sin plikt og kan ta fri resten av dagen uten at sjefen får nyss om det.
Det er Den krevende du bør tenke på når du planlegger arrangementet. Det er han som vil kreve at du får til det umulige, antagelig på verst tenkelige tidspunkt. Han er utålmodig og smågretten og vil alltid finne noe å sette fingeren på. Men klarer du å gjøre ham til lags med et smil om munnen, da vil du gjøre deltakeropplevelsen bedre for alle sammen.
Tross alt: «Kunden har alltid rett». Vi bør alltid strekke oss langt for deltakerne våre.
Dette er deltakeren som gjør at vi gleder oss til neste arrangement. Den vennlige setter pris på all innsatsen du gjør. Hun er en ambassadør for arrangementet, og du gleder deg til en liten prat med henne i innsjekkingsområdet eller i løpet av arrangementet.
Ringreven har per definisjon vært med på alt. Han går igjen på alle bransje-eventer, og han ser ut til å kjenne kreti og pleti. Han lever og ånder for konferanser og har ikke lenger høye forventninger, siden han har opplevd det som er å oppleve.
Ringreven er en fin utfordring for eventplanleggere. Motivasjonen din bør være å klare å overraske og begeistre ham. Strekk deg ekstra langt for å gi Ringreven en minneverdig opplevelse.
Du kjenner at pulsen øker bare ved synet av henne. Hun ser stresset og utslitt ut idet hun møter opp, tar alltid hastetelefoner og mister saker og ting hele tiden. Den oppkavede prøver å få gjort 10 ulike ting samtidig.
Hun har et sylstramt skjema. Noen ganger har hun møter som overlapper, og samtidig håndterer hun naturligvis mailer fra kontoret. Hvilepuls er ukjent for henne, forståelig nok. Selv om hun er innforstått med at hun vil få mye ut av å delta, får alle de presserende oppgavene henne til å angre på at hun i det hele tatt forlot kontorplassen. Hun er gjerne avhengig av deg og kan ha kort lunte.
Du ser ham for deg, ikke sant? Han er nysgjerrig av natur. Spør deg om alt fra menyen og kollektivtransport til aktiviteter etter arrangementet og kommende eventer. Den nysgjerrige må ha den hele og fulle oversikten før han sier seg fornøyd.
Det at han spør deg om ting hele tiden i stedet for å bruke eventappen eller se i programmet, kan iblant sette deg litt ut. Det kan være lurt ikke å gi ham for mye oppmerksomhet, ellers kan han komme til å fotfølge deg hvor enn du går.
Det er alltid en kjendis der. Hun kan være en foredragsholder eller en deltaker, men hun er kjent for å være en «influencer» – hun har påvirkningskraft og er respektert innen sitt fagfelt. Du er glad for at hun er der, selv om Kjendisen gjerne faller i to kategorier. Du setter pris på den jordnære typen, som alle vil ha en bit av, og som er en herlig person til tross for alt hun har oppnådd.
Den andre typen kjendis har et stort ego og må håndteres varsomt. De forventer at du degger litt med dem og gir dem spesialbehandling. Finn ut på forhånd hvem som er kjendis og gi dem den oppmerksomheten de fortjener.
Hva er det som utgjør den perfekte deltaker? Ingenting av det vi har nevnt hittil, eller egentlig alt sammen. Et arrangement vil rett og slett ikke være helt det samme uten en av disse typene, selv om de innimellom kan gi oss grå hår!
Det er deltakerne som pusher deg til å lage arrangementer som er bedre og bedre for hvert år. Uten deltakerne ville du ikke kunne holde på med denne jobben, som du er så glad i.
Takk, deltakere, for at dere får oss til å yte vårt aller beste.